業務柔軟性과 生産性을 同時에 높이려면[Monday HBR/마거릿 루치아노]

東亞日報
入力 2022年 6月 6日 03時 00分

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팬데믹을 거치는 동안 職場人들의 勤務方式은 더 柔軟해졌다. 이는 勤務에 따른 疲勞感은 줄이고 職業滿足度를 높였다. 反面管理者의 調整費用은 오히려 커졌다. 職員들의 努力이 效率的으로 쓰이지 못하고 浪費되거나 클라이언트의 要請에 迅速하게 對應하지 못하는 不祥事가 벌어지기도 했다. 過去처럼 짧은 會議를 통해 解決策을 빠르게 찾고 職員들 間業務를 수월하게 調整하기가 어려워졌다.

職員들의 柔軟性이 높아질 때 管理者가 지치지 않도록 하려면 管理者의 調整費用을 높이지 않는 게 重要하다. 이를 爲해서는 4가지 方法을 活用해 業務가 遲延되거나 生産性이 떨어지는 것을 막아야 한다. 첫째, 언제 職員들이 모여서 함께 일할지를 事前에 定해둬야 한다. 팀워크가 要求되는 複雜한 業務의 境遇職員들에게 完全한 柔軟性을 保障하기는 現實的으로 어렵다. 그렇다고 無條件事務室로 復歸하는 게 效果的인 方法도 아니다. 따라서 프로젝트 基盤業務 흐름을 미리 愼重히 計劃하고, 프로젝트의 始作, 中間, 마무리 等主要段階에서 팀員들이 協業할 수 있도록 미리 날짜와 時間을 비워두도록 要請해둬야 한다. 例를 들어 每月 둘째 州에는 모든 팀員이 午前 10時∼午後 5時에 勤務하고, 나머지 期間에는 願하는 時間에 週 40時間을 選擇해 勤務하도록 하는 式이다.

둘째, 누구와 함께 일할지도 細心하게 計劃해야 한다. 職員들 間物理的, 時間的重複이 적은 職場에서는 管理者가 팀을 작은 單位로 쪼개야 한다. 各各權限을 지니면서 相互緊密히 連結된 여러 個의 작은 팀으로 시스템을 再構成해야 한다는 意味다. 작은 팀은 柔軟性과 適應性을 높이는 데 效果的이다. 假令 9名으로 構成된 한 팀을 3名으로 된 3個 팀으로 나눈다고 해보자. 이렇게 하면 팀이 스스로 意思決定을 내릴 수도 있고 職員들이 業務調整을 하기도 쉬워진다. 또한 팀 再構成은 管理者의 調整費用을 줄여준다. 혼자 作業할 때보다 팀으로 일할 때 덜 努力하는 ‘社會的怠慢’을 監視, 牽制할 수 있기 때문이다.

셋째, 情報를 어떻게 共有할지도 苦悶해야 한다. 職員들이 같은 場所에서 같은 時間에 일할 때는 會議를 통해 合意를 導出하거나 事務室을 돌아다니면서 重要한 問題를 把握하기 쉽다. 몇 걸음만 걸어가거나 함께 엘리베이터를 타면서 近況이나 業務現況을 共有할 수도 있었다. 하지만 職員들이 同時에 勤務하지 않으면 進行狀況을 업데이트하거나 質問에 對한 答辯을 받는 데 時間이 오래 걸리고 生産性이 低下될 수 있다.

이럴 때는 業務道具를 活用하는 게 도움이 된다. 또한 職員들이 道具를 活潑히 쓰고 업데이트하도록 誘導해야 한다. 例컨대 한 팀員이 몇 週 동안 혼자 作業을 끝마친 뒤 完成된 製品을 共有貯藏 폴더에 揭示하는 方式은 止揚해야 한다. 이 몇 週 동안 다른 팀員은 情報를 利用할 수 없기 때문이다. 進行中인 業務에 누구든지 接近할 수 있도록 해야 管理者도 어떤 業務를 누가 擔當하고 責任을 지는지, 누가 意見을 提示하고 情報를 報告받는지 把握할 수 있다. 누가 도움이 必要한지도 알아차릴 수 있다.

넷째, 職員들이 무엇을 하고 있는지 다시 살펴야 한다. 管理者는 앞의 세 段階를 結合하고 擴張해 職員들의 業務와 優先順位를 다시 짤 必要가 있다. 이런 業務를 들여다봐야 언제 集中勤務가 必要한지, 프로젝트 一部를 작은 下位 팀에 割當할 수 있는지를 決定할 수 있기 때문이다. 甁목 現象을 避하려면 優先順位를 設定할 때 서로 다른 業務가 어떻게 連結돼 있는지를 아는 것도 重要하다. 明確하게 이 優先順位를 疏通해야만 職員들의 時間과 努力을 效率的으로 活用할 수 있다.

柔軟하게 일하길 願하는 職員이라면 그에 따른 責任도 져야 한다. 業務過程에서 생기는 여러 問題를 自律的으로 解決하고, 業務進行狀況에 對해 繼續 업데이트해야 한다. 管理者는 職員이 暴風 속에 漂流하게 내버려둬서는 안 된다. 모든 사람이 같은 方向으로 올바른 位置에서 櫓를 젓고 있는지 確認해야 한다. 職員들이 櫓를 젓는 時間이 서로 다르다고 해도 말이다.

이 글은 HBR(하버드비즈니스리뷰) 韓國語版 디지털 아티클 ‘生産性과 柔軟性을 同時에 잡는 4가지 方法’을 要約한 것입니다.

마거릿 루치아노 펜실베이니아대 副敎授
整理=김윤진 記者 truth311@donga.com

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