하버드비즈니스리뷰

올 봄 , 저는 디지털 툴들이 會議 前이나 後 , 或은 會議 中에 當身의 業務를 어떻게 더 效率的으로 만들어주는지에 對한 아티클을 寄稿했습니다 . 이 아티클에서는 그 中에서도 여러분들이 앞으로 會議 中 더 效果的으로 디지털 툴을 活用하는 法에 對해 仔細히 알아보도록 하겠습니다 .

아티클의 中間中間에는 世界에서 가장 生産的인 오프사이트 (off-sites) 會議 中 하나이자 , 美國 獨立 宣言에 基盤이 되었던 제 2 次 大陸會議 (Second Continental Congress) 를 例示로 追加說明을 하겠습니다 .

그럼 只今부터 여러분이 活用할 만한 디지털 툴들을 紹介해 보도록 하겠습니다

새로운 생각을 떠올려라 . 會議가 끝난 後 그 會議의 結果 그 自體는 但只 하나의 생각에 그치고 맙니다 . 그렇다고 團地 파워포인트 프레젠테이션에만 集中하는 것 또한 새로운 아이디어를 내기에 그렇게 좋은 方法은 아니죠 . 代身 , 抛플렛 (Popplet) 과 같은 비주얼 協業 툴 (collaborative visual tool) 을 活用함으로써 , 여러분들은 圖面 위에 아이디어들을 다시 整理해 볼 수 있을 것입니다 .

다양한 사람들의 意見을 包含시켜라 . 會議 中 恒常 모든 사람들이 便히 아이디어를 내놓는 것은 아닙니다 . 그러나 가장 좋은 아이디어를 導出하기 위해서는 , 여러분들은 可能한 限 많은 사람들의 意見들을 들어볼 必要가 있습니다 . 實時間 協業 記錄 (collaborative note-taking) 이 可能한 구글 드라이브 (Google Drive) 를 통해 여러분들은 會議 中 일어나는 모든 일들을 한 눈에 把握할 수 있습니다 . 또한 무엇보다도 , 사람들이 發表를 하는 데 어려움을 겪거나 , 會議室로부터 먼 곳에 떨어져 業務를 하는 渦中에도 코멘트를 달거나 아이디어를 開陳할 수 있도록 하는 또 다른 手段 (back channel) 로써의 役割을 톡톡히 해냅니다 . 萬若 ‘ 建國의 아버지들 (Founding Fathers)’ 이라고 불리는 美國 最初 憲法 制定者들이 그 時節 구글 드라이브를 利用했었다면 , 그들이 남긴 그 文書 ( 憲法 ) 은 只今보다 훨씬 더 쉽고 읽기 便했을지도 모르겠네요 .

到達하고자 하는 結果를 向해 나아가라 . 뚜렷한 會議 結果物을 내는 데에 있어 가장 큰 障礙物 中 하나는 會議 中 對話의 主題가 間或 흐름에서 벗어나는 境遇입니다 . 이 때 여러분은 스카이프 (Skype) 나 구글 행아웃 (Google Hangouts) 等의 補助的 채팅 (backchannel chat) 툴로 會議가 繼續 進行되게끔 누군가에게 귀띔하거나 , 會議에 參加한 사람들에게 물어 會議가 山으로 가고 있는 狀況인지 체크해 볼 수 있습니다 . 앞서 얘기한 ‘ 建國의 아버지들 ’ 亦是도 이 툴들을 무척이나 반겼을 것입니다 . 아마 그들은 6 月의 어느 늦은 날 , 무더위 아래에서도 如前히 두꺼운 겨울 養母 코트를 걸치고 憲法 制定에 餘念이 없었겠지요 . ( 譯註 : 憲法을 制定하는 데에 오랜 時間이 걸렸을 것 )

액션 아이템 (action item) 들을 業務로 전환시켜라 . 여러분이 會議室을 나선 後부터 , 액션 아이템은 記憶의 저便으로 그저 묻히고 마는 境遇가 많습니다 . 萬若 會議에 參與한 모든 사람들이 그들의 액션 아이템들을 그들의 業務 매니저로 전환시킨다면 이런 境遇를 事前에 防止하는 데에 도움이 되겠지요 . 아마 태스크클론 (TaskClone) 이라는 앱은 그 役割을 忠實히 해낼 것입니다 . 제가 쓴 ‘ 디지털 미팅 툴 ’ 에 對한 온라인 포스트에 댓글을 남긴 한 네티즌이 이 서비스를 紹介해 주었습니다 . 이 서비스는 여러분들이 에버노트 (Evernote) 에 적어놓은 액션 아이템들을 스캔하여 活用하고 있는 業務管理 툴에 電送시켜주는 훌륭한 機能을 가지고 있습니다 . 例를 들어 美國 建國에 重大한 役割을 하였던 토마스 제퍼슨이 에버노트에 自身의 會議 內容을 적는다면 , 태스크클론은 그가 쓰는 套 두 (to do) 앱인 리멤버 더 밀크 (Remember the Milk) 에 그 메모들을 電送시킵니다 .

會議 結果物을 읽고 記錄해라 . 大部分 會議의 結果物은 그저 디지털의 狀態로만 남겨지는 境遇가 많습니다 . 普通 사람들은 에버노트나 다른 디지털 노트테이킹 프로그램에 메모를 하는데 , 如前히 自身이 懷疑하는 中 적어놨던 수많은 포스트잇들과 , 그때 그때마다 무언가가 생각나면 적어놓았던 手帖 , 그리고 플립차트에 써놓은 會議錄 그 어딘가에 있을 奇拔한 아이디어를 찾는 것은 如干 쉬운 일이 아니죠 . 따라서 이러한 아이디어를 더 빠르게 檢索하기 위해서는 적어 놓은 메모를 그 때마다 에버노트에 電送하는 것이 좋습니다 . 美國 獨立宣言의 主軸이었던 ‘ 建國의 아버지들 ’ 이 萬若 에버노트를 適切히 活用했다면 그들이 찾고자 하던 內容을 바로바로 檢索할 수 있었겠지요 .

大部分의 會議 參加者들이 가장 幸福해하는 瞬間은 그들이 會議室을 나갈 때 分明한 액션 아이템을 가질 때입니다 . 하지만 디지털 미팅 툴을 賢明하게 活用한다면 우리는 分明 그 理想的인 目標에 한 발 더 가까이 다가설 수 있을 것입니다 .

 
                                                                  飜譯 : 金泰煥 (HBR 포럼코리아 , www.hbrkorea.com

알렉산드라 사무엘 (Alexandra Samuel)

알렉산드라 사무엘 (Alexandra Samuel) 은 온라인 인게이지먼트 (online engagement) 分野의 專門家이자 “ 소셜미디어로 스마트하게 일하는 法 : Work Smarter with Social Media (Harvard Business Review Press, May 2015)” 의 著者입니다 . 그女는 비전크리티컬(Vision Critical) 이라는 커스터머 인젤리전스 會社에서 소셜미디어 分野의 R&D 를 擔當했습니다 .

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