요즘 같은 팬데믹 時代에 워크숍이란 單語는 꺼내기조차 힘들죠? 社會的 距離 두기 勸告 事項과 旅行 統制 指針을 지키면서 사람들을 한곳에 모이게 하는 일은 不可能에 가깝습니다. 아마 많은 企業이 電話 會議, 畫像會議로 代身할 수 없는 이벤트는 延期하거나 取消했을 겁니다. 하지만 워크숍을 통해서만 論議가 可能한 主題를 언제까지 無期限으로 미룰 순 없습니다. 重要한 業務들을 온라인으로 處理하고 있는 것처럼 우리는 오프라인 워크숍을 온라인으로 進行하는 方法도 찾아야 합니다.
于先 온라인 워크숍을 效果的으로 運營하려면 主題의 適切함, 事前 情報의 熟知, 參席者 選定, 決定 事項 記錄 및 履行 課題 具體化 等 會議의 基本 原則을 忠實히 지켜야 합니다. 그리고 워크숍의 特徵에 맞게 追加 事項을 準備하면 됩니다. 저희가 이미 寄稿한 HBR 아티클
“Offsites That Work”
을 包含해 여러 곳에서 關聯 資料를 찾을 수 있습니다. 게다가 效率的인 온라인 會議를 위한 노하우로 저희가
포스팅
한 글도 參考하면 되겠습니다.
그런데 온라인 워크숍이란 形態는 不過 몇 週 前부터 活性化되기 始作해서 事例가 매우 極少數에 不過합니다. 前例를 찾기 힘들어서 온라인 워크숍을 急히 準備하는 企劃者들이 더 큰 어려움을 겪고 있습니다. 다음에서 저희가 數十 年間 蓄積한 온-오프라인 워크숍의 運營 노하우를 共有하면서 여러분이 온라인에서도 워크숍을 效率的으로 進行할 수 있도록 도와드리겠습니다.
온라인 워크숍 準備하기
모든 워크숍이 그렇듯이 事前 準備는 매우 重要합니다. 特히 온라인 워크숍을 爲한 事前 準備 5가지 段階를 알려드립니다:
1. 參席者들에게 必要한 道具를 미리 提供한다.
매뉴얼을 配布하거나 始作 前 說明을 하는 等 소프트웨어와 映像 機器를 設置하는 方法을 參席者들에게 案內하기 바랍니다. 저희가 進行한 프로젝트 中 어떤 워크숍에서는 參席者들에게 웹캠과 모니터를 追加로 提供해서 한 모니터에서는 參席者들의 얼굴을 띄우고 다른 모니터에서 說明資料를 띄웠습니다.
2. 모든 參席者가 使用法을 熟知했는지 確認한다.
워크숍에 使用될 機能과 機器들을 參席者들이 充分히 練習할 수 있는 機會를 마련합니다. 畫像會議 애플리케이션 줌
Zoom
은 ‘待機室
lobby
’ 房을 提供해 參席者들이 ‘손 들기
raise hands
’나 채팅 機能을 練習하게 합니다.
3. 워크숍의 進行 順序를 細密하게 計劃하고 豫行 練習한다.
워크숍을 企劃할 때 섹션別 目標를 定하고, 隨行 活動을 企劃한 뒤 소프트웨어가 具現할 수 있는 部分을 確認합니다. 技術 理解度가 낮은 參加者를 配慮해 隨行 活動은 可能한 單純하게 準備하는 것이 좋습니다. 會議 進行者와 司會者는 各 모듈을 計劃에 따라 練習해야 합니다. 技術的 問題가 發生하면 卽興的으로 對處하기 힘들기 때문에 플랜 B와 플랜 C를 반드시 準備해야 합니다.
4. 役割을 明確하게 定義한다.
映畫를 製作하듯 워크숍을 進行할 때 各自의 役割이 明確해야 합니다. 主題別 司會者가 누구인지? 共通 畵面, 對話窓 모니터링, 發言權 制御 等을 管理할 사람은 누구인지? 技術的 誤謬 發生時 擔當者는 누구인지? 司會者 쪽에서 誤謬가 發生하면 누가 代身할 것인지 明確하게 定義합니다.
5. 必要 時, 會議 規模를 制限한다.
一般的인 워크숍을 準備할 때에 흔히 저지르는 失手가 너무 많은 參席者를 招待하는 것입니다. 物理的 制約이나 費用 制限이 없는 온라인 워크숍은 많은 參席者에게 링크 보내기가 매우 쉽기 때문에 注意를 기울이지 않으면 짜임새 있는 會議가 아닌 마을 잔치가 되는 수가 있습니다. 워크숍의 範圍와 目標에 따라 參席할 사람을 定해야 합니다.
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