아는 만큼 보이는 協業 툴··· 業務 效率은 勿論 組織 文化 改善에도 '特效'

[IT東亞 남시현 記者] 協業 툴은 企業 內 意思 疏通을 效率化하고, 作業 全般을 디지털化하는 데 쓰이는 소프트웨어다. 登場 初期에는 IT企業이나 組織 柔軟性이 뛰어난 스타트業 等에서 主로 活用했지만, 最近에는 企業 文化나 組織 規模, 業令이나 産業群을 따지지 않고 폭넓게 導入되는 趨勢다. 特히나 導入 條件이 까다로운 金融 業界나 事務 및 現場이 二元化된 建設 業界 等 變化의 速度가 느리다고 認識돼왔던 分野도 이제는 빠르게 協業 툴을 導入하는 趨勢다.

지난 10日, 남해종합건설이 NHN Dooray!와 손을 잡고 클라우드 基盤 올인원 協業 툴인 Dooray!를 導入했다. 남해종합건설은 土木, 建築, 造景, 環境 等 建設 分野에서 30年 間 事業을 推進해온 中堅 建設 業體로, 旣存에는 職員 個人 이메일과 메신저를 活用하는 等 一般 企業과 비슷한 業務 方式을 갖고 있었다. 하지만 클라우드 基盤의 메일과 메신저 機能에 프로젝트 整理, 畫像會議 等이 包含된 Dooray!를 戰死 導入하면서 企業 文化를 디지털化하고, 業務 效率性 强化에 나섰다. 協業 툴 導入을 통해 旣存의 業務 間 對話가 體系 없이 慣性的으로 이뤄져 온 部分을 解消하고, 企業 文化의 디지털 轉換까지 노리는 것이다.

協業 툴, 單純한 道具 아닌 業務의 디지털 轉換 첫걸음

흔히 協業 툴은 ‘業務用 메신저’라고도 불리지만, 大多數 協業 툴은 메신저 機能 以上의 機能을 提供한다. 協業 툴은 基本的으로 事務 業務에 最適化된 對話 方式을 提案하며, 서비스에 따라 追加 機能을 提供한다. NHN Dooray!의 境遇 메일과 메신저, 畫像 會議 等을 提供하고, 協業 시스템인 프로젝트 機能과 電子 決裁, 人士情報를 包含한 勤務 管理 機能, 揭示板 및 公知 機能, 會社 內部의 自願 豫約 機能 等을 包括的으로 提供한다. 모든 서비스는 서비스型 소프트웨어(SaaS)로 提供돼 持續的으로 機能 및 保安이 업그레이드되고, PC나 모바일 機器는 勿論 웹브라우저 形態로도 接近할 수 있다.

메신저와 對話 機能도 根本的으로 다르다. 一般 메신저도 1:1 對話나 그룹 對話가 可能하지만, 對話 自體가 消耗性에 焦點을 맞춰 記錄으로 남기거나 傳達하기가 어렵다. 하지만 業務用 메신저는 保安 및 記錄에 傍點을 맞추고 있어 旣存 메신저 機能은 勿論 主題別 對話나 멘션별 整理, 클라우드로 연동된 資料 共有 等 徹底하게 企業 環境과 作業 力量 確保를 위한 對話 方式을 活用한다. 特히 組織圖를 活用해 같은 사내에 있는 有關 組織 等을 直接 그룹 對話로 構成한다거나, 손님과도 메신저를 통해 意思疏通을 나눌 수 있다.

게다가 지나간 對話 內譯도 記錄하고, 또 對話 內譯을 새로운 맴버에게 公開할 것인지 아닌지를 設定할 수 있다. 願한다면 새로운 멤버나 外部 協力 職員이 招待되더라도 以前의 內容을 모두 確認해 對話의 脈絡을 理解하도록 돕거나, 敏感한 情報는 감춰놓는 式으로 活用할 수 있다.

文書 作業이나 프레젠테이션 等 共同으로 作業하는 境遇를 위한 共同 編輯 機能도 NHN Dooray!의 特徵이다. 共同編輯 機能은 文書 하나를 여러 名이서 같이 編輯하는 機能이며, 別途의 設置 없이 웹브라우저 床에서 文書를 編輯할 수 있다. 이를 통해 共同으로 作業 內譯을 共有하거나, 實時間으로 文書를 作成해서 完成하는 等으로 應用할 수 있다.

또한 메신저가 아닌 그룹웨어나 自體 開發 서비스 等에 包含된 勤務 管理, 電子決裁 서비스도 NHN Dooray!의 機能으로 利用할 수 있다. 勤務官吏는 人事情報, 出退勤 履歷 管理 等을 支援하며, 디지털 床에서 效率的으로 管理할 수 있다. 電子決裁는 決裁 書式 確認이나 共用 決裁線, 決濟 現況을 보는 決裁 대시보드 等 手記로 進行하는 決裁보다 훨씬 더 正確하고 迅速하게 內容을 推進할 수 있다. 이밖에도 NHN Dooray!는 많은 機能들이 有機的으로 結合돼있으며, 使用者가 應用하기에 따라 業務 效率을 끌어올리는 데 活用할 수 있다.

企業들은 協業 툴을 어떻게 活用하고 있는가

國內外 企業들 中 協業 툴을 導入하지 않은 企業은 찾기 어려운데, 大體로 메시지 機能뿐만 아니라 協業 方法 改善에 焦點을 맞추고 있다. NS홈쇼핑의 境遇는 商品管理의 業務 흐름을 NHN Dooray!로 改善한 바 있다. 協業 툴 導入 前 NS홈쇼핑은 아이템을 찾고, 選定하고, 이를 販賣하고 事後 管理하는 過程을 모두 電話나 이메일, 對面 會議 等으로 推進해왔다. 여기에 NHN Dooray!를 椄木하면서 業務 흐름을 크게 프로젝트 生成, 業務 段階 區分, 業務 狀態 追跡으로 變更했다.

以前에 큰 主題에서 아이템을 選擇했다면, 프로젝트 機能을 통해 放送 時間帶나 카테고리 等 主題에 맞춰 프로젝트를 生成한다. 그다음 主題를 選別해 아이템 調査부터 商品 選定, 蘇싱 過程을 進行한다. 以後 業務別 狀態를 통해 나뉘어있는 進行 過程을 全體 現況으로 把握하며, 進行 過程 中 發生하는 問題는 共有된 主題와 連結된 擔當者를 통해 卽時 解決한다. 過去 方式대로였으면 業務 整理가 어려워 混線을 빚었겠지만, NHN Dooray!의 機能을 積極 活用해 消費者 需要에 맞는 細部的인 戰略을 樹立하고, 이를 各自 管理하는 體制를 構築한 것이다.

2020年 12月에 NHN Dooray!를 導入한 현대오일뱅크는 週, 月 單位로 進行하던 業務 報告를 하나의 프로젝트로 別途 登錄 後 管理하며, 部署別 定期 會議 및 報告 프로젝트를 文書 管理用 드라이브로 運營하면서 共有하고 推進한다. 또한 報告書는 어떤 擔當者가 同時 編輯하고 있는지 確認할 수 있으므로 體系的으로 進行 狀況과 管理 및 共有가 可能하다. 이렇게 나뉘어있는 業務를 聚合하면서 業務 效率 및 區分이 쉬워진 것은 勿論, 保安 體系 안에서 外部 協力社와의 疏通과 引受引繼度 支援할 수 있게 됐다.

韓國生産技術원(KITECH)은 旣存에 自體 運營하던 서비스를 NHN Dooray!로 移轉하면서 業務시스템 費用을 크게 節減하고 있다. 旣存의 시스템은 物理的인 서버와 네트워크 裝備에 持續的으로 서비스 維持 補修 人力이 必要하고, 또 소프트웨어 管理나 保安 機能 等 持續的으로 업데이트가 必要했다. 反面 NHN Dooray!는 클라우드 基盤 서비스이므로 直接 裝備를 運用하거나 업데이트할 必要 없이 活用만 하면 된다. 德分에 韓國生産技術院은 構築型(온프레미스) 導入 對比 約 3年 銃所有費用(Total Cost of Ownership, TCO) 基準 53%의 費用 節減을 거뒀다.

協業 툴을 잘 쓰는 것, 産業 競爭力을 얻는 길

NHN Dooray!의 事例만 보더라도 企業, 機關이 協業 툴을 導入했을 때 短點은 찾아보기 어렵고, 長點이 越等히 많다. 特히 體系 없이 흐르는 대로 디지털化가 進行된 組織의 業務 文化를 再整備하고, 向後 디지털化의 기틀을 잡는다는 點에서 役割이 크다. 單純히 便해서 活用한다는 次元이 아니라 企業 戰略과 效率性, 文化 等을 刷新하기 위해 곧바로 選擇할 수 있는 手段인 셈이다. 코로나 19를 契機로 協業 툴은 잘 쓰는 사람들이 쓰는 道具에서, 大衆的으로 活用하는 道具로 變化했다. 이미 國內 企業은 勿論 海外 企業들까지 國內 協業 툴 市場에 발을 들인 狀況이다. 産業 競爭力 確保와 디지털 火를 꿈꾸고 있다면, NHN Dooray!와 같은 協業 툴의 活用 方案을 먼저 찾아보자.

글 / IT東亞 남시현 (sh@itdonga.com)