Wir nehmen die Einhaltung von Gesetzen ernst und wir nehmen den Schutz von Hinweisgebern ernst, die uns in gutem Glauben auf mogliche rechtswidrige Handlungen oder finanzielles Fehlverhalten aufmerksam machen. Unsere Treuhander, leitenden Angestellten, Mitarbeitenden, Freiwilligen und unabhangigen Auftragnehmer, die fur die Wikimedia Foundation tatig sind, mussen bei der Ausubung ihrer Pflichten und Verantwortlichkeiten die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Diese Whistleblower-Richtlinie gilt fur alle diese Personen.
Wir alle sind mitverantwortlich dafur, dass unser Arbeitsplatz frei von rechtswidrigem Verhalten und finanziellem Fehlverhalten ist. Wenn du eine Beschwerde erhaltst, die unter diese Richtlinie fallt, oder wenn du Zeuge eines Verhaltens wirst, von dem du glaubst, dass es unter diese Richtlinie fallt, erwarten wir von dir, dass du diese Beschwerde oder dieses Verhalten in gutem Glauben meldest, und wir ermutigen dich, die in dieser Richtlinie beschriebenen Kanale zu nutzen. Wir erwarten auch von unseren Mitarbeitenden und allen anderen, die mit der Wikimedia Foundation verbunden sind, dass sie bei der Untersuchung von Beschwerden uneingeschrankt kooperieren.
Geltungsbereich und Zielsetzung
Diese Richtlinie regelt die Meldeverfahren und den Schutz von Hinweisgebern im Zusammenhang mit Beschwerden uber mogliche Rechtsverstoße und finanzielles Fehlverhalten. Sie deckt nicht alle Arten von Beschwerden oder Fehlverhalten ab, obwohl die anderen Richtlinien, die solche Beschwerden und Fehlverhalten regeln, diejenigen, die in gutem Glauben Meldungen/Beschwerden einreichen, ebenfalls rigoros vor Vergeltungsmaßnahmen schutzen. Sexuelle Belastigung, Diskriminierung, Streitigkeiten mit Kollegen und verschiedene Arten von Interessenkonflikten werden zum Beispiel von anderen Richtlinien abgedeckt. Diese Beschwerden konnen unterschiedliche Melde- oder Untersuchungskanale auslosen und sollten an bestimmte Mitglieder der Abteilung Talent & Kultur oder an die zustandige Person oder Abteilung gemeldet werden, wie in der jeweiligen Richtlinie festgelegt.
Die wichtigsten Ziele dieser Hinweisgeberrichtlinie sind:
- Ermutigung zur gutglaubigen Meldung von vermuteten (a) illegalen Aktivitaten oder (b) betrugerischem, unehrlichem oder unethischem Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation; und
- Schutz derjenigen, die uns solche Aktivitaten in gutem Glauben melden oder die andere Meldewege nutzen, die nach geltendem Recht oder Vorschriften zur Verfugung stehen.
Diese Richtlinie bietet zwar einen Meldemechanismus, mit dem du die Wikimedia Foundation uber etwaige Bedenken informieren kannst, doch stehen dir nach den geltenden lokalen, bundesstaatlichen oder foderalen Gesetzen und Vorschriften moglicherweise weitere Meldewege und Rechte zur Verfugung, einschließlich der direkten Meldung an die Strafverfolgungsbehorden. Nichtsdestotrotz ermutigen wir dich, Meldungen im Rahmen dieser Richtlinie einzureichen, um sicherzustellen, dass die Wikimedia Foundation deine Bedenken vollstandig untersuchen kann.
Meldeverfahren
Was solltest du melden?
Wie bereits erwahnt, solltest du solche Vorfalle melden, wenn du vernunftigerweise und in gutem Glauben glaubst, dass du Zeuge eines moglicherweise rechtswidrigen Verhaltens oder Missbrauchs von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation geworden bist oder daruber informiert wurdest. Wir ermutigen dich, die in dieser Richtlinie genannten Kanale der Wikimedia Foundation zu nutzen, um Richtlinien, Praktiken oder Verhaltensweisen der Wikimedia Foundation zu melden, von denen du vernunftigerweise annimmst, dass es sich um (a) illegale Aktivitaten gemaß den geltenden lokalen, staatlichen oder bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften handelt; oder (b) um betrugerischen, unehrlichen oder unethischen Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation, einschließlich, aber nicht beschrankt auf die Veruntreuung von Geldern, die Falschung von Finanzunterlagen; betrugerische Finanzberichte oder Handlungen, die zu solchen betrugerischen Berichten fuhren konnen; das Zerstoren, Verandern, Verbergen oder Falschen von Dokumenten oder offiziellen Verfahren; die betrugerische Beeinflussung oder Irrefuhrung eines unabhangigen Wirtschaftsprufers, der mit der Prufung der Jahresabschlusse der Wikimedia Foundation beauftragt ist; oder jede andere Form von finanziellem Fehlverhalten (dies soll keine erschopfende Aufzahlung sein, sondern eher ein Leitfaden fur die Arten von unangemessenem Verhalten, die unter diese Richtlinie fallen).
Wer kann einen Bericht einreichen?
Treuhander der Wikimedia Foundation, leitende Angestellte, Mitarbeitende, Freiwillige und unabhangige Auftragnehmer, die zur Erbringung von Dienstleistungen bei der Wikimedia Foundation eingestellt wurden.
Wie reicht man einen Bericht ein?
Bei Meldungen innerhalb der Wikimedia Foundation im Rahmen dieser Richtlinie kannst du dich mundlich oder schriftlich an eine der folgenden Personen wenden: deinen Vorgesetzten, den Vorgesetzten deines Vorgesetzten, eine bestimmte Person in der Abteilung Talent & Kultur (namlich den Chief Talent and Culture Officer, die Chargee d'Affaires oder den People Relations and Inclusion Lead), den Chief Financial Officer, den General Counsel, den Executive Director, den Chair of the Audit Committee oder den Chair of the Board of Trustees. Du kannst deine Bedenken auch anonym uber unsere Hotline bei einem unabhangigen Dienst melden.
Wenn der Executive Director Gegenstand deiner Meldung ist, kannst du deine Bedenken direkt an den Chair of the Audit Committee oder den Chair of the Board of Trustees melden. Wenn der Chair of the Audit Committee Gegenstand deiner Meldung ist, kannst du dein Anliegen direkt an den Chair of the Board of Trustees weiterleiten.
Was passiert, nachdem eine Meldung eingereicht wurde?
Alle Meldungen werden einer ersten Prufung unterzogen. Vorausgesetzt, die Meldung fallt unter diese Richtlinie, wird sie vom Chair of the Audit Committee bearbeitet, der fur die Uberwachung von Bewertungen und Untersuchungen von Bedenken uber potenziell rechtswidrige Aktivitaten oder Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation, die im Rahmen dieser Richtlinie gemeldet werden, verantwortlich ist. Wie oben erwahnt, kann der Bericht direkt an den Chair of the Board of Trustees weitergeleitet werden, wenn es sich bei dem Betroffenen um den Chair of the Audit Committee handelt.
Der Chair of the Audit Committee kann andere Personen, darunter den General Counsel, den Chief Financial Officer, andere Mitglieder des Audit Committee, andere Mitarbeitende und moglicherweise externe Anwalte um Unterstutzung bei der Untersuchung und Losung des Berichts bitten. Kein Treuhander, leitender Angestellter oder Mitarbeiter darf jedoch an der Untersuchung eines Berichts, der ihn oder sie betrifft, teilnehmen oder bei einer Beratung oder Abstimmung anwesend sein.
Alle Hinweise auf rechtswidriges Verhalten, die an den Chair of the Audit Committee weitergeleitet werden, werden umgehend bewertet und untersucht, und es konnen, wenn notig, Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.
Vertraulichkeit
Berichte, die unter diese Richtlinie fallen, werden so weit wie moglich vertraulich behandelt, um eine vollstandige und faire Untersuchung durchzufuhren und eine angemessene Losung zu erreichen. Dazu kann es erforderlich sein, die in dem Bericht enthaltenen Informationen an andere Personen weiterzugeben, z. B. an die zustandigen Mitarbeitenden, andere Zeugen, das Kuratorium, den Prufungsausschuss und die externen Wirtschaftsprufer und Rechtsanwalte der Wikimedia Foundation.
Wenn du deine Bedenken nicht anonym einreichst, werden wir dich im Rahmen des Moglichen und unter Wahrung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit daruber informieren, welche Maßnahmen wir ergreifen (oder nicht ergreifen) werden. Wenn keine weiteren Maßnahmen oder Untersuchungen eingeleitet werden, werden wir dir im Rahmen des Moglichen und unter Wahrung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit eine Erklarung geben.
Was ist der Unterschied zwischen einer "anonymen" Meldung und einer "vertraulichen" Meldung?
Wenn du deine Meldung anonym einreichst, kennen wir deine Identitat nicht, sofern deine Meldung keine Details enthalt, die dich identifizieren konnten. Alle Meldungen (und deine Identitat, falls du sie preisgeben mochtest) werden innerhalb des Meldekanals vertraulich behandelt, da wir verpflichtet sind, eine vollstandige und faire Untersuchung durchzufuhren. Wir werden deinen Bericht nur weitergeben oder anderweitig offenlegen, wenn dies zur Durchfuhrung einer vollstandigen und fairen Untersuchung und zur Erzielung einer angemessenen Losung, zur Uberprufung der Aktivitaten der Wikimedia Foundation im Allgemeinen oder zur Einhaltung geltender Gesetze erforderlich ist.
Schutz vor Vergeltung
Im Einklang mit dieser Richtlinie und den geltenden Gesetzen wird die Wikimedia Foundation dich nicht entlassen, degradieren, suspendieren, bedrohen, belastigen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen dich ergreifen, weil du (a) in gutem Glauben in Ubereinstimmung mit dieser Richtlinie gehandelt hast oder (b) deine Rechte nach lokalen, bundesstaatlichen oder bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften wahrgenommen hast.
Aktivitaten, die vor Vergeltungsmaßnahmen geschutzt sind, umfassen:
- Das Einreichen von angemessenen, in gutem Glauben erstellten Berichten im Rahmen dieser Richtlinie;
- Einleitung, Aussage, Unterstutzung oder anderweitige Teilnahme an einer Untersuchung, einem Gerichtsverfahren oder einer Verwaltungsklage in Bezug auf Verstoße gegen lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften;
- Bereitstellung von Informationen uber die Begehung oder mogliche Begehung von Verstoßen gegen lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften an einen Strafverfolgungsbeamten oder Außerung der Absicht, diese in gutem Glauben bereitzustellen;
- Verweigerung der Teilnahme an einer Aktivitat, die einen betrugerischen, unehrlichen oder unethischen Missbrauch von Ressourcen oder Eigentum der Wikimedia Foundation darstellt, und Einreichen eines Berichts uber diesen Sachverhalt gemaß dieser Richtlinie; und/oder
- Die Weigerung, sich an illegalen Aktivitaten zu beteiligen, die gegen geltende lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften verstoßen.
Wenn du berechtigterweise glaubst, dass gegen dich Vergeltungsmaßnahmen unter Verstoß gegen diese Richtlinie ergriffen wurden, solltest du die oben genannten Verfahren zur Meldung bei einer der Abteilungen oder Personen einhalten. Jede Person innerhalb der Wikimedia Foundation kann disziplinarisch belangt werden, wenn sie Vergeltungsmaßnahmen gegen eine andere Person ergreift, die in gutem Glauben einen potenziellen Verstoß im Sinne dieser Richtlinie gemeldet hat, die bei der Untersuchung eines solchen Verstoßes kooperiert hat oder die auf andere Weise in gutem Glauben gemaß den Bestimmungen dieser Richtlinie gehandelt hat.