Beachte, dass dieses Dokument zwei Abschnitte enthalt, die sehr ahnlich aussehen. Der erste Abschnitt enthalt Grundlagen zu Einkaufsrichtlinien und -prozessen. Der zweite Abschnitt wiederholt den Inhalt des ersten Abschnitts, enthalt jedoch zusatzliche Informationen, die fur Vorgesetzte und/oder Budgeteigentumer relevant sind.
Einkaufs-Werte/-Philosophie der Wikimedia-Stiftung
Bei der Wikimedia-Stiftung streben wir nach einem ausgewogenen Verhaltnis zwischen angemessenen Schutzmaßnahmen und Kontrollen in Bezug auf Vermogenswerte und Ausgaben sowie unangemessener Burokratie. Wir gehen davon aus, dass das Personal professionell ist, die besten Absichten hat und nicht die Absicht hat, Gelder der Stiftung (im Wesentlichen Beitrage von Spendern) leichtfertig auszugeben.
Unser Ziel ist es, einen Rahmen fur Einkaufe zu schaffen, der den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Autonomie ermoglicht. Im Gegenzug bitten wir dich um deine Mitarbeit bei der Einhaltung der von uns festgelegten Verfahren. Wir bitten die Mitarbeiter, bei Kaufen mit Geldern der Stiftung gutes Urteilsvermogen an den Tag zu legen. Wir mochten, dass die Mitarbeiter Einkaufe tatigen konnen, die ihnen bei ihrer Arbeit helfen, und dass sie sich bei ihrer Arbeit unterstutzt fuhlen. Gleichzeitig mussen wir angemessene Standards einhalten. Unsere Ausgabenschwelle ist nicht die gleiche wie bei anderen Top-Ten-Webseiten oder im Silicon Valley im Allgemeinen. Im Zweifelsfall sollte man mehr Sparsamkeit an den Tag legen und nicht weniger.
Wie man einen Einkauf tatigt
Es gibt drei Hauptmethoden (je nach Genehmigungsstufe - siehe Genehmigungsstufen unten):
- Bestellung uber das Team Verwaltungsdienste - Leiter der Buroverwaltung/Buroassistent/IT-Manager oder Mitarbeiter des Verwaltungssupports in deiner Abteilung - (viele Einkaufe konnen auf diese Weise getatigt werden; Beispiele hierfur sind: burobezogene Einkaufe, Telefone, Mobiltelefone, Mi-fi, technische Ausrustung, Schreibtische, Stuhle, allgemeine Buromaterialien sowie reisebezogene Einkaufe ? wie Konferenzteilnahme, Flugkosten, Hotels, etc. - siehe unten fur zusatzliche Verfahren im Zusammenhang mit Reisen). Wenn du dir bei einem Einkauf nicht sicher bist, wo du anfangen sollst, wende dich zunachst an das Team Verwaltungsdienste.
- Bestellung direkt bei einem bestehenden Lieferanten der Wikimedia-Stiftung.
- Bezahlung aus personlichen Mitteln und Beantragung der Erstattung uber eine Ausgabenabrechnung (dies sollte der letzte Ausweg sein).
Wenn du nicht uber ein eigenes Budget verfugst, musst du die schriftliche Genehmigung des Budgeteigentumers einholen, bevor Kosten fur dessen Budget entstehen. Es liegt an jeder Abteilung, die Logistik der Ausgaben innerhalb der Abteilung zu bestimmen. Rechnungen und Ausgabenabrechnungen mussen jedoch letztendlich von den Budgeteigentumern genehmigt werden und werden ohne entsprechende Genehmigungen nicht bezahlt.
Reise
Reisen unterliegen in den meisten Fallen einer Vorabgenehmigung, unabhangig von der jeweiligen Genehmigungsschwelle (siehe
Reise-Richtlinie
und
Reisegenehmigungs-Richtlinie
).
Fulle bitte ein Reiseantragsformular aus, um eine Vorabgenehmigung zu erhalten, und erstelle dann uber Egencia einen Reiseplanentwurf. (Zugang/Schulung fur Egencia erhaltst du durch das Team Verwaltungsdienste.) Die Reise wird vom Team Verwaltungsdienste abgeschlossen, sofern es die entsprechende Vorabgenehmigung erhalten hat.
Beachte, dass in der Reisegenehmigungs-Eichtlinie festgelegt ist, dass der Geschaftsfuhrer die Reise im Voraus schriftlich genehmigen muss; Der Geschaftsfuhrer hat diese Genehmigung an Fuhrungskrafte delegiert, die die schriftliche Genehmigung fur Mitarbeiterreisen in ihren Abteilungen ausstellen konnen und sollen. Fuhrungskrafte mussen fur ihre eigene Reise eine schriftliche Vorabgenehmigung vom ED oder DD einholen.
Vertrage
Einkaufe, die Vertrage beinhalten, mussen einer Vertragsprufung unterzogen werden; Bitte nimm dir fur diesen Vorgang Zeit. Ein Vertragsuberprufungsformular sollte vom Antragsteller und dem Vorgesetzten ausgefullt und unterzeichnet werden. Es sollte dann an den CFOO weitergeleitet werden. Sobald der CFOO es uberpruft hat, wird der CFOO entscheiden, ob eine rechtliche Uberprufung erforderlich ist, und wenn ja, wird es es weiterleiten. Schließlich muss der eigentliche Vertrag (mit dem Vertragsuberprufungsformular) an den Vorgesetzten oder den ED zur Unterzeichnung entsprechend ihrer Genehmigungsstufe weitergeleitet werden. Sobald der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde, muss eine Kopie an die Buchhaltung weitergeleitet werden. (Hinweis: Wenn du erwagst, einen unabhangigen Auftragnehmer einzustellen, wende dich an die Personalabteilung.)
Mahlzeiten
Bitte beachte zusatzlich zu den Richtlinien zu Mahlzeiten wahrend Reisen, dass Kollegen nicht berechtigt sind, Mahlzeiten untereinander zu genehmigen. Beispielsweise kann der Leiter einer Abteilung nicht einen Leiter einer anderen Abteilung zum Mittagessen einladen und die Rechnung abrechnen. Wenn dafur ein legitimer Arbeitsgrund vorliegt, muss zuvor die schriftliche Genehmigung des Vorgesetzten der Person eingeholt werden, die die Kosten fur das Mittagessen ubernimmt.
Genehmigungen und Genehmigungsstufen
Die Genehmigungsstufen sind:
- Nicht-Budgeteigentumer - Kaufe jeglicher Hohe mussen vom Budgeteigentumer genehmigt werden
- Budgeteigentumer - 1.000 US-$
- Fuhrungskrafte - 10.000 US-$
- ED oder DD mussen Ausgaben uber 10.000 US-$ vorab genehmigen.
Budgeteigentumer mussen Rechnungen, die ihrer Abteilung in Rechnung gestellt werden, durch eine direkte Unterschrift auf der Rechnung oder eine E-Mail mit der Genehmigung des Kaufs abzeichnen. Daruber hinaus sollte die Person, die den Kauf getatigt hat, die Rechnung unterzeichnen, um den Erhalt zu bestatigen.
Wenn der Kaufbetrag hoher ist als das Limit des Budgeteigentumers (normalerweise 1.000 US-$), muss die Fuhrungskraft der Abteilung dies genehmigen, und wenn der Betrag uber 10.000 US-$ liegt, muss der Kauf von der Fuhrungskraft vorab per E-Mail genehmigt werden, wobei der Chef (ED oder DD) eine Kopie an den CFOO senden muss.
Ausgabenabrechnungen mussen vom Vorgesetzten und vom Budgeteigentumer uberpruft und unterzeichnet werden, wenn sie nicht identisch sind. Wenn die Gesamtsumme mehr als 1.000 US-$ betragt, muss der Bericht auch vom Vorgesetzten der Abteilung unterzeichnet werden. Ausgabenabrechnungen, Ausgabencodes und Anweisungen zum Ausfullen dieser findest du im Finanzbereich des Office Wikis.
Einreichung von Rechnungen und Ausgabenabrechnungen
Ordnungsgemaß genehmigte Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten bis Dienstag, 17.00 Uhr, bei der Buchhaltung eingereicht werden, damit sie am Freitag bezahlt werden konnen. Auf Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten die Abteilungs- und Kontocodes deutlich vermerkt sein. Kontocodes findest du im Finanzbereich des Office Wikis. Rechnungen, die sich auf einen Vertrag beziehen oder uber eine pauschale Vorabgenehmigung verfugen, sollten unterzeichnet werden, um den Erhalt der Waren/Dienstleistungen zu bestatigen. Sie mussen jedoch nicht von allen Genehmigern unterzeichnet werden, da sie die Vertragszusammenfassung und/oder den ursprunglichen Vertrag unterzeichnet haben.
Wenn du eine American-Express-Karte der Wikimedia-Stiftung erhalten hast, solltest du die Rechnung direkt bezahlen und eine Erstattung anhand einer Ausgabenabrechnung beantragen.
Verfahren der Wikimedia-Stiftung fur Einkaufe und Auszahlungen und Prozess fur Budgeteigentumer und/oder Vorgesetzte
Einkaufs-Werte/-Philosophie der Wikimedia-Stiftung
Bei der Wikimedia-Stiftung streben wir nach einem ausgewogenen Verhaltnis zwischen angemessenen Schutzmaßnahmen und Kontrollen in Bezug auf Vermogenswerte und Ausgaben sowie unangemessener Burokratie. Wir gehen davon aus, dass das Personal professionell ist, die besten Absichten hat und nicht die Absicht hat, Gelder der Stiftung (im Wesentlichen Beitrage von Spendern) leichtfertig auszugeben.
Unser Ziel ist es, einen Rahmen fur Einkaufe zu schaffen, der den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Autonomie ermoglicht. Im Gegenzug bitten wir dich um deine Mitarbeit bei der Einhaltung der von uns festgelegten Verfahren. Wir bitten die Mitarbeiter, bei Kaufen mit Geldern der Stiftung gutes Urteilsvermogen an den Tag zu legen. Wir mochten, dass die Mitarbeiter Einkaufe tatigen konnen, die ihnen bei ihrer Arbeit helfen, und dass sie sich bei ihrer Arbeit unterstutzt fuhlen. Gleichzeitig mussen wir angemessene Standards einhalten. Unsere Ausgabenschwelle ist nicht die gleiche wie bei anderen Top-Ten-Webseiten oder im Silicon Valley im Allgemeinen. Im Zweifelsfall sollte man mehr Sparsamkeit an den Tag legen und nicht weniger.
Als Budgeteigentumer und/oder Vorgesetzter tragst du die zusatzliche Verantwortung, sicherzustellen, dass Ausgaben gemaß den Richtlinien getatigt werden, dass ordnungsgemaße Genehmigungen eingeholt werden, mit gutem Beispiel voranzugehen und die Richtlinie im Allgemeinen zu unterstutzen.
Wie man einen Einkauf tatigt
Es gibt drei Hauptmethoden (je nach deiner Genehmigungsstufe - siehe Genehmigungsstufen unten):
- Bestellung uber das Team Verwaltungsdienste - Leiter der Buroverwaltung/Buroassistent/IT-Manager oder Mitarbeiter des Verwaltungssupports in deiner Abteilung - (viele Einkaufe konnen auf diese Weise getatigt werden; Beispiele hierfur sind: burobezogene Einkaufe, Telefone, Mobiltelefone, Mi-fi, technische Ausrustung, Schreibtische, Stuhle, allgemeine Buromaterialien sowie reisebezogene Einkaufe (wie Konferenzteilnahme, Flugkosten, Hotels, etc. - siehe unten fur zusatzliche Verfahren im Zusammenhang mit Reisen). Wenn du dir bei einem Einkauf nicht sicher bist, wo du anfangen sollst, wende dich zunachst an das Team Verwaltungsdienste.
- Bestellung direkt bei einem bestehenden Lieferanten der Wikimedia-Stiftung.
- Bezahlung aus personlichen Mitteln und Beantragung der Erstattung uber eine Ausgabenabrechnung (dies sollte der letzte Ausweg sein)
Ohne deine Zustimmung sollten keine Belastungen deines Budget erfolgen. Innerhalb deiner Budgetabteilungen kannst du entscheiden, wie Mitarbeiter, die nicht zum Budget gehoren, Einkaufe tatigen sollen. Du kannst beispielsweise entscheiden, dass Kaufe bis zu einer Hohe von 100 US-$ ohne deine Vorabgenehmigung getatigt werden durfen, Rechnungen und Ausgabenabrechnungen jedoch letztendlich von den Budgeteigentumern unterzeichnet werden mussen und ohne entsprechende Genehmigungen nicht bezahlt werden.
Reise
Reisen unterliegen in den meisten Fallen einer Vorabgenehmigung, unabhangig von der jeweiligen Genehmigungsschwelle (siehe
Reise-Richtlinie
und
Reisegenehmigungs-Richtlinie
).
Fulle bitte ein Reiseantragsformular aus, um eine Vorabgenehmigung zu erhalten, und erstelle dann uber Egencia einen Reiseplanentwurf. (Zugang/Schulung fur Egencia erhaltst du durch das Team Verwaltungsdienste.) Die Reise wird vom Team Verwaltungsdienste abgeschlossen, sofern es die entsprechende Vorabgenehmigung erhalten hat.
Beachte, dass in der Reisegenehmigungs-Eichtlinie festgelegt ist, dass der Geschaftsfuhrer die Reise im Voraus schriftlich genehmigen muss; Der Geschaftsfuhrer hat diese Genehmigung an Fuhrungskrafte delegiert, die die schriftliche Genehmigung fur Mitarbeiterreisen in ihren Abteilungen ausstellen konnen und sollen. Fuhrungskrafte mussen fur ihre eigene Reise eine schriftliche Vorabgenehmigung vom ED oder DD einholen.
Vertrage
Einkaufe, die Vertrage beinhalten, mussen einer Vertragsprufung unterzogen werden; Bitte nimm dir fur diesen Vorgang Zeit. Ein Vertragsuberprufungsformular sollte vom Antragsteller und dem Vorgesetzten ausgefullt und unterzeichnet werden. Es sollte dann an den CFOO weitergeleitet werden. Sobald der CFOO es uberpruft hat, wird der CFOO entscheiden, ob eine rechtliche Uberprufung erforderlich ist, und wenn ja, wird es es weiterleiten. Schließlich muss der eigentliche Vertrag (mit dem Vertragsuberprufungsformular) an den Vorgesetzten oder den ED zur Unterzeichnung entsprechend ihrer Genehmigungsstufe weitergeleitet werden. Sobald der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde, muss eine Kopie an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Mahlzeiten
Bitte beachte zusatzlich zu den Richtlinien zu Mahlzeiten wahrend Reisen, dass Kollegen nicht berechtigt sind, Mahlzeiten untereinander zu genehmigen. Beispielsweise kann der Leiter einer Abteilung nicht einen Leiter einer anderen Abteilung zum Mittagessen einladen und die Rechnung abrechnen. Wenn dafur ein legitimer Arbeitsgrund vorliegt, muss zuvor die schriftliche Genehmigung des Vorgesetzten der Person eingeholt werden, die die Kosten fur das Mittagessen ubernimmt.
Genehmigungen und Genehmigungsstufen
Die Genehmigungsstufen sind:
- Nicht-Budgeteigentumer - Kaufe jeglicher Hohe mussen vom Budgeteigentumer genehmigt werden
- Budgeteigentumer - 1.000 US-$
- Fuhrungskrafte - 10.000 US-$
- ED oder DD mussen Ausgaben uber 10.000 US-$ vorab genehmigen.
Budgeteigentumer mussen Rechnungen, die ihrer Abteilung in Rechnung gestellt werden, durch eine direkte Unterschrift auf der Rechnung oder eine E-Mail mit der Genehmigung des Kaufs abzeichnen. Daruber hinaus sollte die Person, die den Kauf getatigt hat, die Rechnung unterzeichnen, um den Erhalt zu bestatigen.
Wenn der Kaufbetrag hoher ist als das Limit des Budgeteigentumers (normalerweise 1.000 US-$), muss die Fuhrungskraft der Abteilung dies genehmigen, und wenn der Betrag uber 10.000 US-$ liegt, muss der Kauf von der Fuhrungskraft vorab per E-Mail genehmigt werden, wobei der Chef (ED oder DD) eine Kopie an den CFOO senden muss.
Ausgabenabrechnungen mussen vom Vorgesetzten uberpruft und unterzeichnet werden. Wenn der Vorgesetzte nicht der Budgeteigentumer ist, muss auch der Budgeteigentumer unterschreiben. Wenn die Abrechnung die Genehmigungsgrenze des Budgeteigentumers uberschreitet, muss sie auch vom Vorgesetzten der Abteilung unterzeichnet werden, aber im Allgemeinen sollten Ausgabenabrechnungen keine hohen Geldbetrage beinhalten.
Bei der Prufung von Ausgabenabrechnungen liegt es in der Verantwortung des Prufers, sicherzustellen, dass er zustimmt, dass die Ausgaben ordnungsgemaß von der Organisation erstattet werden konnen. Beispielsweise sollten die Reisedaten im Bericht mit den zuvor genehmigten Daten ubereinstimmen. Wenn an den Mahlzeiten andere Personen als das Personal beteiligt sind, sollte vereinbart werden, dass ein triftiger geschaftlicher Grund fur die Einbeziehung der anderen Person(en) vorliegt. Kosten sollten auf Angemessenheit uberpruft werden; Wenn eine Ausgabe hoch erscheint (z. B. eine Mahlzeit fur eine Person, die 100 US-$ kostet), sollte der Vorgesetzte weitere Einzelheiten vom Mitarbeiter einholen. Wenn der Vorgesetzte nicht damit einverstanden ist, dass der Organisation eine Ausgabe in Rechnung gestellt wird, kann und sollte er diese in der Abrechnung weglassen. Wenn du dir nicht sicher bist, kannst du dich an die Buchhaltung wenden, um zu erfahren, ob die Wikimedia-Stiftung in der Vergangenheit ahnliche Ausgaben erstattet hat.
Die Buchhaltungsabteilung uberpruft die grundlegende Berechnung, uberpruft die allgemeine Einhaltung der Richtlinien (d. h. die Wikimedia-Stiftung erstattet keine Kosten fur Minibars) und pruft, ob die Wechselkurse korrekt sind.
Ausgabencodes und Anweisungen zum Ausfullen dieser finden sich im Finanzbereich des Office Wikis.
Einreichung von Rechnungen und Ausgabenabrechnungen
Ordnungsgemaß genehmigte Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten bis Dienstag, 17.00 Uhr, bei der Buchhaltung eingereicht werden, damit sie am Freitag bezahlt werden konnen. Auf Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten die Abteilungs- und Kontocodes deutlich vermerkt sein. Kontocodes findest du im Finanzbereich des Office Wikis. Rechnungen, die sich auf einen Vertrag beziehen oder uber eine pauschale Vorabgenehmigung verfugen, sollten unterzeichnet werden, um den Erhalt der Waren/Dienstleistungen zu bestatigen, mussen jedoch nicht von allen Genehmigern unterzeichnet werden, da sie die Vertragszusammenfassung und/oder den ursprunglichen Vertrag unterzeichnet haben.
Siehe auch