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Dans la theorie archivistique des trois ages , le prearchivage correspond a la periode transitoire suivant la phase de creation et d'utilisation courante des dossiers, dite age courant , et precedant le moment ou les archives, etant arrivees au terme de leur duree d'utilite administrative (DUA), deviennent objet patrimonial et historique ( age definitif ou historique ) ^{[ 1 ]} .

Origines theoriques [ modifier | modifier le code ]

Inspiree des reflexions archivistiques anglo-saxonnes d'apres-guerre ^{[ 2 ] , [ 3 ]} , la notion francaise de prearchivage a notamment ete developpee par Yves Perotin dans les annees 1960 ^{[ 4 ]} . Yves Perotin distingue plus precisement deux ages intermediaires , correspondant a deux phases du prearchivage ^{[ 5 ]} .

Le premier age intermediaire [ modifier | modifier le code ]

Cette periode correspond au moment ou les dossiers, sans etre d'une utilisation courante dans les bureaux, font neanmoins l'objet de consultations regulieres ^{[ 6 ]} . Pour repondre aux besoins de l'administration, les documents doivent donc etre maintenus a proximite des bureaux qui les ont produits.

Le deuxieme age intermediaire [ modifier | modifier le code ]

Durant cette phase, dans laquelle Yves Perotin distingue encore un age de reference occasionnelle et un age d'attente de l'archivage definitif , les dossiers ne sont plus consultes que tres occasionnellement par les administrations qui les ont produits ^{[ 7 ]} . A ce stade, les dossiers peuvent etre geographiquement eloignes des bureaux dont ils sont issus, a la condition de pouvoir etre rapidement mis a leur disposition en cas de besoin.

Dispositifs reglementaires [ modifier | modifier le code ]

L'article R 212-11 du code du patrimoine fixe les normes de conservation et de traitement des archives intermediaires issues des administrations, et donc, les conditions du prearchivage des archives publiques : ≪ Sont consideres comme archives intermediaires les documents qui : a) - ont cesse d'etre consideres comme archives courantes ; b) - ne peuvent encore, en raison de leur interet administratif, faire l'objet de selection et d'elimination conformement a l'article 16 ci-dessous. La conservation des archives intermediaires peut etre assuree dans des depots speciaux, dits Depots de prearchivage, places sous le controle de la personne chargee du controle scientifique et technique de l'Etat sur les archives ≫ .

La circulaire du 2 novembre 2001 relative a la gestion des archives dans les services et etablissements publics de l'Etat dispose que ≪ dans les administrations centrales et les etablissements publics de l'Etat, la fonction de gestion des archives intermediaires doit etre assumee par un service ou une cellule specifique, qui doit apparaitre clairement dans l'organigramme et etre place a un niveau lui permettant d'exercer efficacement sa mission. Cette tache doit etre confiee a des agents formes aux techniques de gestion des documents (categories A et B), et disposant de moyens appropries a leurs attributions ≫ .

Prearchivage des administrations de l'Etat [ modifier | modifier le code ]

La Cite interministerielle des archives de Fontainebleau [ modifier | modifier le code ]

C'est sur la base des concepts diffuses par Yves Perotin que fonctionne, dans les annees 1960-1970, la nouvelle Cite interministerielle des archives. A sa creation, le site de Fontainebleau est concu pour representer, a terme, une capacite de stockage de 800 kilometres lineaires : il a ainsi vocation a desengorger les administrations des documents entres dans le deuxieme age intermediaire qui encombrent les bureaux. La proximite de Fontainebleau avec les sieges de l'administration centrale est un gage d'efficacite en cas de besoins urgents de communication. Au terme de la duree d'utilite administrative des documents, les operations de tri entre documents ≪ eliminables ≫ et documents ≪ historiques ≫ sont conduites sur et par le site de Fontainebleau. Ce principe de fonctionnement est definitivement abandonne en 1986 : le site de Fontainebleau perd alors sa vocation de centre de prearchivage et devient Centre des archives contemporaines , specialise dans la conservation des archives definitives de la Cinquieme Republique .

Le role des Missions des Archives de France [ modifier | modifier le code ]

Au sein des ministeres (hors ministeres de la Defense et des Affaires etrangeres), la prise en charge du prearchivage est assuree par les services des Missions des Archives de France. Au terme de la duree d'utilite administrative des documents, les Missions assurent le tri entre documents ≪ eliminables ≫ et documents historiques. Ces derniers font alors l'objet d'un classement definitif par les agents des Missions, avec description detaillee et redaction d'un instrument de recherche, avant transfert aux Archives nationales , qui en assurent la conservation definitive et la communication aupres du public.

Notes et references [ modifier | modifier le code ]

Voir aussi [ modifier | modifier le code ]

Articles connexes [ modifier | modifier le code ]

• Archivistique
• Fonds d'archives

Bibliographie [ modifier | modifier le code ]

• Association des archivistes francais ( pref.  Andre Chamson), Manuel d'archivistique : theorie et pratique des archives publiques en France , Paris, S.E.V.P.E.N., 1970 , 807  p. ( BNF   36647310 )
• Michel Duchein , ≪  Le pre-archivage : quelques clarifications necessaires  ≫, La Gazette des Archives , n ^o  71,‎ 1970 , p.  226-236
• Gerard Naud , ≪  Pre-archiver ? d'abord, analyser  ≫, La Gazette des Archives , n ^o  75,‎ 1971 , p.  185-189
• Yves Perotin , ≪  Le records management et l'administration anglaise des archives  ≫, La Gazette des Archives , n ^o  44,‎ 1964 , p.  5-17
• (en) Theodore R. Schellenberg , Modern archives : principles and techniques , Chicago, University of Chicago Press , 1956

• Sciences de l’information et bibliotheques