L' archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilite a long terme d'informations (dossiers, documents, donnees) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend a la fois des regles (procedures), des competences et des infrastructures.

Generalement l'archivage concerne des processus administratifs. Selon le support de l'information, on precisera s'il s'agit d' archivage electronique , d'archivage audiovisuel , d' archivage du Web , d'archivage de la presse , etc.

Buts de l'archivage [ modifier | modifier le code ]

Ce processus comprend le controle du cycle de vie des dossiers, leur evaluation pour determiner lesquels conserver pendant combien de temps et a quel moment les eliminer ou les verser dans un systeme adequat, leur versement dans un espace de stockage specifique, leur preservation (conservation a long terme et securite), leur description, leur consultation (acces, diffusion) et leur valorisation.

En plus de la gestion des archives proprement dites, l'archivage se preoccupe aussi d'organiser en amont la gestion des documents d'archives chez les producteurs ( Records management ), afin de controler l'integralite du cycle de vie des dossiers jusqu'a leur elimination ou leur entree dans le systeme d'archivage (par versement) et par consequent la qualite de ceux-ci et de leurs metadonnees des leur creation.

Fonctions de l'archivage [ modifier | modifier le code ]

Records management [ modifier | modifier le code ]

Le controle de la production de l'information, son evaluation, l’acquisition et la collecte des documents, activites connues sous le terme anglais de Records management , consistent en particulier a :

• assister les producteurs d'information dans la creation et le classement de leurs dossiers afin de garantir que l’information soit integre , authentique, fiable et exploitable pendant tout son cycle de vie (activites de conseil et de formation),
• evaluer scientifiquement les dossiers en determinant par des regles de conservation le sort final des dossiers (a savoir lesquels ont une valeur archivistique ou non),
• au terme de leur delai de conservation, organiser l'elimination des dossiers sans valeur archivistique et verser aux archives historiques tous les dossiers dont on a determine qu'ils ont une valeur archivistique,
• si besoin ou souhait de l'organisation, acquerir des archives privees (demarche prospective, conventions de don ou de depot).

Traitement [ modifier | modifier le code ]

Le traitement archivistique concerne le tri, le reconditionnement, et la description des documents. Il s'agit de :

• trier les unites documentaires (dossiers, documents, etc.) pris en charge, les reconditionner dans du materiel prevu pour la conservation a long terme, controler la validation des donnees electroniques et leur migration dans des formats adaptes a l'archivage ^{[ 1 ]} ,
• decrire les unites documentaires (dossiers, documents, etc.) dans des instruments de recherche (inventaires, repertoires, etc.) afin qu'on puisse retrouver facilement l'information dont on a besoin,
• eventuellement reproduire (migrer pour les documents electronique) l'information sur un support/format perenne ;

Preservation [ modifier | modifier le code ]

La conservation des documents concerne le long terme et la prevention des sinistres :

• proteger preventivement les dossiers de tout ce qui pourrait menacer leur integrite, que ce soit des deteriorations dues a des causes naturelles (feu, degats des eaux, micro-organismes, etc.), a des actes de malveillance ou a l’obsolescence technologique (utilisation d’espaces de conservation analogiques ou electroniques appropries et controles),
• faire reparer les eventuelles degradations de support (restauration, migration informatique).

Diffusion [ modifier | modifier le code ]

La diffusion de l'information sur les archives concerne leur acces et leur valorisation, la communication et la mediation  :

• controler l'acces aux informations personnelles et sensibles (sous delai de protection),
• rendre materiellement et intellectuellement possible la consultation du contenu des documents (donnees et/ou support) aux personnes autorisees,
• faire connaitre l'existence des informations conservees en fournissant des renseignements a leur sujet et en les valorisant (publications, reproductions, expositions et autres utilisations secondaires).

Administration [ modifier | modifier le code ]

L’administration d'un service d'archives consiste a :

• gerer le service, en particulier les ressources financieres, humaines, materielles (achat de materiel de reconditionnement) et immobilieres (gestion des locaux et espaces de stockage).

Reseautage et veille [ modifier | modifier le code ]

Les archivistes sont amenes a :

• se tenir au courant des nouveautes legales, techniques, organisationnelles,
• participer a des groupes de travail,
• suivre des formations.

Evolutions [ modifier | modifier le code ]

Aujourd’hui, l’archivage reste un domaine tres important dans les differentes organisations , mais aussi en constante evolution. En effet, les pratiques evoluent avec leur temps. C’est pourquoi nous entendons parler d’ archivage numerique . Cette pratique est utilisee par presque l’ensemble des administrations , des entreprises et des associations . Elle permet une meilleure efficacite dans la recherche d’une information, mais aussi une meilleure organisation des outils numerique que nous pouvons utiliser au quotidien, dans le cadre professionnel et/ou prive . Des logiciels sont crees a cet effet et peuvent permettre une centralisation des donnees dans une organisation. Cette evolution permet la diffusion des savoirs et redefinit les enjeux contemporains de l’archivage. Bien sur ce changement de pratiques, amene une reflexion sur le droit gravitant autour de l’archivage, la gestion des acces et les nouveaux metiers de l’archivage . A qui allons-nous confier cette tache au sein d’une organisation ? Quel budget voulons-nous consacrer a l’archivage numerique ? Comment former les employes a cette pratique ?

En fin de compte, l’archivage numerique peut etre retrouve a plusieurs endroits differents : mail, bureau d’ordinateurs, telechargements, intranet,…. Ce que rend une gestion dense de l’information et sans vigilance de la part du gestionnaire de cette information, tres rapidement delicat a comprendre.  

L’archivage est souvent une partie cachee du travail d’une organisation, que ce soit papier ou numerique , mais pourtant garde une grande importance dans la gestion d’une organisation, qui se doit de suivre les evolutions des techniques de l’archivage (numerisation des documents papier, nouveaux logiciels, nouvelles normes,…).

References [ modifier | modifier le code ]

Bibliographie [ modifier | modifier le code ]

• Laurence Favier, Widad Mustafa El Hadi, Les cahiers du numerique , 2015 (? https://www.cairn.info/revue-les-cahiers-du-numerique-2015-1-page-9.htm ) , Introduction - l'archivage numerique des savoirs
• Florence Gillet, Courrier hebdomadaire du GRISP , 2022 , Archives et gouvernance de l'information a l'ere numerique

• Sciences de l’information et bibliotheques