Come scrivere una lettera di presentazione

A NESSUNO PIACE CERCARE LAVORO. Spulciare tra gli annunci online, migliorare il proprio curriculum, prepararsi a colloqui estenuanti: niente di tutto questo è divertente. Per molti, la parte più impegnativa del processo è scrivere una lettera di presentazione efficace. Ci sono così tanti consigli contrastanti in giro che è difficile sapere da dove cominciare. La domanda è: serve davvero una lettera di presentazione, soprattutto se ci si vuole candidare attraverso un sistema online?

Cosa dicono gli esperti

La risposta è quasi sempre sì. Certo, in alcuni casi, quando si presenta una candidatura online, non è possibile includerla, ma ogni volta che è possibile, inviatela, dice Jodi Glickman, esperta di comunicazione e autrice di Great on the Job . “È la migliore occasione per attirare l’attenzione del responsabile delle risorse umane o del responsabile delle assunzioni e un’opportunità importante per distinguersi da tutti gli altri”. In un mercato del lavoro difficile, distinguersi è fondamentale, sostiene John Lees, stratega della carriera con sede nel Regno Unito e autore di Knockout CV. Tuttavia, come sa chiunque abbia mai scritto una lettera di presentazione, non è facile farlo bene. Ecco alcuni consigli per aiutarvi.

Fate prima la vostra ricerca. Prima di iniziare a scrivere, informatevi sull’azienda e sul lavoro specifico che desiderate. Naturalmente dovete leggere attentamente la job description , ma anche consultare il sito web dell’azienda, i feed Twitter dei dirigenti e i profili dei dipendenti su LinkedIn. Questa ricerca vi aiuterà a personalizzare la vostra lettera di presentazione, per evitare di inviarne una generica. Inoltre, vi aiuterà a decidere il tono giusto. “Pensate alla cultura dell’organizzazione a cui vi candidate”, consiglia Glickman. “Se si tratta di un’agenzia creativa, come uno studio di design, potreste correre più rischi, mentre se si tratta di un’organizzazione più conservatrice, come una banca, dovreste trattenervi”.

Se possibile, prima di scrivere la lettera di presentazione, contattate il responsabile delle assunzioni o qualcun altro che conoscete in azienda, consiglia Lees. Potete inviare un’e-mail o un messaggio su LinkedIn “facendo una domanda intelligente sul lavoro”. In questo modo potrete iniziare la lettera facendo riferimento all’interazione. Potreste dire: “Grazie per l’utile conversazione della scorsa settimana” o “Ho parlato di recente con Tizio e Caio nella vostra azienda”. Naturalmente, non sempre è possibile contattare qualcuno, oppure potreste non ricevere risposta. Non importa. Vale comunque la pena di provare.

Concentratevi sul futuro. Mentre il curriculum deve essere uno sguardo al passato e a dove siete stati, la lettera di presentazione deve concentrarsi sul futuro e su ciò che volete fare, dice Glickman. “Può essere utile considerarla come il ponte tra il passato e il futuro, che spiega cosa sperate di fare dopo e perché”. A causa della pandemia c’è meno aspettativa che ci si candidi per un lavoro che si è già svolto in precedenza. “Ci sono milioni di persone che stanno cambiando carriera – volontariamente o involontariamente – e hanno bisogno di fare un giro e di ripensare a come le loro competenze si relazionano con un ruolo o un settore diverso”, dice Glickman. Potete usare la vostra lettera di presentazione per spiegare il cambiamento che volete fare, magari dall’ospitalità al marketing, per esempio. Consideratela come un’opportunità per vendere le vostre competenze trasferibili.

Esordite con decisione. “Le persone di solito scrivono nella lettera ‘Mi candido per un lavoro X che ho visto in un posto Y’. È uno spreco”, dice Lees. Invece, iniziate con una frase d’apertura forte. “Iniziate con la battuta finale: perché questo lavoro è interessante per voi e cosa portate in tavola”, dice Glickman. Per esempio, potreste scrivere: “Sono un professionista della raccolta fondi per l’ambiente con più di 15 anni di esperienza, alla ricerca di un’opportunità per applicare le mie competenze in modi nuovi, e mi piacerebbe portare la mia esperienza e il mio entusiasmo al vostro team di sviluppo in crescita”. A questo punto potete includere una o due frasi sul vostro background e sulle vostre esperienze rilevanti, ma non ripetete il vostro curriculum.

È probabile che il responsabile delle assunzioni o il selezionatore stiano leggendo una pila di questi curriculum, quindi dovete catturare la loro attenzione. Ma non cercate di essere divertenti. “L’umorismo può spesso risultare piatto o autoreferenziale”, afferma Lees. Evitate anche i luoghi comuni. “Dite qualcosa di diretto e dinamico, come ad esempio: ‘Permettetemi di attirare la vostra attenzione su due motivi per cui sarei un’ottima aggiunta al vostro team’”. Se avete un legame personale con l’azienda o con qualcuno che vi lavora, menzionatelo nella prima frase o nelle prime due. E rivolgete sempre la vostra lettera a qualcuno direttamente. “Con i social media, spesso è possibile trovare il nome di un responsabile delle assunzioni”, dice Glickman.

Sottolineate il vostro valore personale. I responsabili delle assunzioni cercano persone che possano aiutarli a risolvere i problemi. Basandovi sulle ricerche fatte in precedenza, dimostrate di conoscere le attività dell’azienda e alcune delle sfide che deve affrontare. Non è necessario che siano specifiche, ma potreste menzionare come il settore sia stato colpito dalla pandemia. Ad esempio, potreste scrivere: “Molte aziende del settore sanitario si trovano a dover fornire un’assistenza di alta qualità, proteggendo al contempo la salute e la sicurezza del personale”. Poi parlate di come la vostra esperienza vi ha permesso di soddisfare queste esigenze; magari spiegate come avete risolto un problema simile in passato o condividete un risultato rilevante. Dovete fornire la prova di ciò che vi contraddistingue.

Lees sottolinea che ci sono due abilità che sono rilevanti per quasi tutti i lavori: l’adattabilità e la capacità di imparare rapidamente. Se avete brevi esempi che dimostrano queste capacità, includeteli. Ad esempio, se avete supportato il vostro team nel passaggio al lavoro a distanza, descrivete come lo avete fatto e quali capacità avete sfruttato.

Trasmettete entusiasmo. “Quando non si viene assunti, di solito non è per mancanza di competenze”, dice Glickman. “È perché le persone non hanno creduto alla vostra storia, al fatto che volevate il lavoro o che sapevate in cosa vi stavate imbarcando”. I responsabili delle assunzioni sceglieranno il candidato che ha fatto credere che questo è il lavoro dei loro sogni. Quindi, chiarite bene il motivo per cui desiderate proprio quel posto. “L’entusiasmo trasmette la personalità”, aggiunge Lees. Suggerisce di scrivere qualcosa come “Mi piacerebbe lavorare per la vostra azienda. Chi non lo farebbe? Siete il leader del settore e stabilite standard che gli altri possono solo seguire”. Non preoccupatevi di candidarvi se non siete entusiasti di qualche aspetto dell’azienda o del ruolo.

Attenzione al tono. Allo stesso tempo, non esagerate con le lusinghe e non dite nulla che non pensiate davvero. L’autenticità è fondamentale. “Anche se siete senza lavoro da mesi e accettereste qualsiasi offerta, evitate di sembrare disperati”, dice Lees. Non volete che il vostro tono comprometta il messaggio, quindi siate professionali e maturi. Una buona regola è quella di mettersi nei panni del responsabile delle assunzioni e pensare “al tipo di linguaggio che il responsabile delle assunzioni userebbe con un cliente dell’azienda”. Naturalmente, può essere difficile distinguere il proprio tono per iscritto, quindi potrebbe essere necessario chiedere a qualcuno di rivedere una bozza (che è comunque sempre una buona idea – si veda sotto). Lees dice che spesso elimina “tutto ciò che suona come disperazione” quando rivede le lettere per i clienti.

Siate brevi. Molti dei consigli che si trovano esortano a non superare la pagina. Ma sia Glickman che Lees sostengono che è meglio essere ancora più brevi. “La maggior parte delle lettere di presentazione che vedo sono troppo lunghe”, dice Lees. “Dovrebbe essere abbastanza breve da permettere a qualcuno di leggerla con un solo sguardo”. Dovete coprire un sacco di argomenti, ma dovreste farlo in modo succinto. In questo caso può essere utile chiedere a un amico, a un ex collega o a un mentore di esaminare la lettera. Chiedete loro di leggerla e di indicarvi i punti che potete tagliare.

Chiedete un feedback. Secondo Lees, è un’ottima idea condividere la lettera di presentazione con alcune persone. Piuttosto che spedirla e chiedere “Cosa ne pensi?”, siate specifici sul tipo di feedback che volete. In particolare, chiedete due cose. In primo luogo, chiedete al vostro amico se è chiaro quale sia il vostro punto principale. Qual è la storia che state raccontando? È in grado di riassumerla? In secondo luogo, chiedetegli cosa c’è di sbagliato nella lettera. “Gli altri possono essere più attenti a un tono di disperazione, a un eccesso di vendita o, al contrario, a un’eccessiva modestia e sottovalutazione”, dice Lees, e possono essere più in grado di evidenziare i punti in cui il tono è sbagliato.

Quando non è possibile inviare una lettera di presentazione. Molte aziende utilizzano sistemi di candidatura online che non prevedono l’invio di una lettera di presentazione. Potreste riuscire a trovare il modo di inserirla nello stesso documento del curriculum, ma non è una garanzia, soprattutto perché alcuni sistemi consentono di inserire i dati solo in determinate caselle. In questi casi, utilizzate il formato che vi viene fornito per dimostrare la vostra capacità di svolgere il lavoro e il vostro entusiasmo per il ruolo. Se possibile, cercate di trovare qualcuno a cui inviare una breve e-mail di follow-up che evidenzi alcuni punti chiave della vostra candidatura.

Principi da ricordare

Fare:

- Preparate una dichiarazione di apertura forte, che chiarisca perché volete il lavoro e cosa portate con voi.

- Siate sintetici: il responsabile delle assunzioni deve essere in grado di leggere la vostra lettera con un solo sguardo.

- Condividete il racconto di un risultato raggiunto che dimostri che siete in grado di affrontare le sfide che il datore di lavoro sta affrontando.

Non fare:

- Cercare di essere divertenti: troppo spesso si perde la bussola.

- Inviare una lettera di presentazione generica: personalizzatela in base al lavoro specifico.

- Esagerare con le lusinghe: siate professionali e maturi.

Consigli pratici

Caso di studio n. 1: dimostrate di comprendere le esigenze dell’azienda. Michele Sommers, vicepresidente delle risorse umane del Boys & Girls Village, un’organizzazione non profit del Connecticut, ha recentemente pubblicato un annuncio di lavoro per un esperto di reclutamento e formazione. “Cercavo una persona con un forte background di assunzioni che potesse occuparsi di tutto, dalla ricerca dei candidati all’inserimento dei nuovi assunti”, spiega. Inoltre, voleva che la persona fosse in grado di lavorare subito. “Siamo un piccolo team e non posso permettermi di formare qualcuno”, spiega.

Più di 100 candidati hanno fatto domanda per il posto. Il sistema di candidatura online dell’organizzazione non consente di allegare lettere di presentazione, ma una delle candidate, Elena (nome fittizio), ha inviato un’e-mail di follow-up dopo aver inviato il suo curriculum. “Ed è un bene che l’abbia fatto, perché altrimenti sarebbe stata eliminata”, dice Michele.

Il curriculum la faceva apparire come una “che saltava da un posto all’altro”, con periodi molto brevi presso ogni precedente datore di lavoro. Michele pensava che fosse una persona di scarso rendimento che veniva continuamente licenziata. Era anche l’unica candidata a non avere una laurea triennale.

Ma l’e-mail di Elena catturò l’attenzione di Michele. Innanzitutto, era professionale. Affermava chiaramente che stava scrivendo per verificare che la sua candidatura fosse stata ricevuta. Ha poi spiegato come aveva ottenuto il nome e le informazioni su Michele (tramite il capo di suo marito, che era nel consiglio di amministrazione) e il suo legame personale con il Boys & Girls Village (suo suocero aveva lavorato con l’organizzazione).

Tuttavia, ciò che ha veramente colpito Michele è stata la comprensione che Elena aveva del gruppo e delle sfide che stava affrontando. Aveva fatto le sue ricerche e “aveva elencato alcune cose che avrebbe fatto o che aveva già fatto e che ci avrebbero aiutato a rispondere a queste esigenze”, dice Michele.

“La personalità e la passione che ha trasmesso nella lettera di presentazione sono emerse durante lo screening telefonico”, dice Michele. Elena si è rivelata più che qualificata per il lavoro. “Volevo che questo ruolo fosse più esteso fin dall’inizio, ma non pensavo che fosse possibile. Quando l’ho incontrata, ho capito che potevamo ampliarlo”. Tre settimane dopo Michele le ha offerto il lavoro e lei ha accettato.

Caso di studio n. 2: catturare l’attenzione. Per quattro anni di fila, Emily Sernaker ha fatto domanda per diverse posizioni presso l’International Rescue Committee (IRC). Non si è mai arresa. Per ogni candidatura ha inviato una lettera di presentazione personalizzata. “Volevo che la mia lettera mettesse in evidenza le mie qualifiche, il mio pensiero creativo e il mio genuino rispetto per l’organizzazione”, racconta.

Sarah Vania, direttore regionale delle risorse umane dell’organizzazione, afferma che le lettere di Emily hanno attirato la sua attenzione, soprattutto perché includevano diversi link a video che mostravano i risultati del lavoro di advocacy e raccolta fondi svolto da Emily presso altre organizzazioni. Emily spiega: “Avevo già avuto esperienze di advocacy per ex bambini-soldato, sopravvissuti alla tratta di esseri umani, donne vulnerabili e sfollati. Una cosa è fare affermazioni in una lettera di presentazione, come ‘So fare un discorso, sono una persona creativa, sono riflessiva’, ma mostrare queste qualità sembrava un modo migliore per convincere il selezionatore che le affermazioni erano vere”.

Ecco cosa ha scritto Emily a Sarah a proposito del video:

“Ecco un breve video sulla mia storia di attivismo. L’organizzazione non profit Invisible Children lo ha realizzato per una conferenza sui giovani a cui ho parlato quest’anno. Dura circa quattro minuti. Come vedrete dal video, ho avuto molto successo come studente che raccoglie fondi, raccogliendo oltre 200.000 dollari per Invisible Children. Da allora ho lavorato come consulente per Wellspring International e ho recentemente concluso i miei studi come borsista degli Ambasciatori del Rotary International”.

In ognuna delle lettere di presentazione, Emily ha anche chiarito quanto desiderasse lavorare per IRC. “Trasmettere entusiasmo può renderti vulnerabile e può sembrare un’ingenuità, ma, alla fine, il mio entusiasmo per l’organizzazione era genuino ed esprimerlo era giusto”, ha dichiarato.

Ecco come Emily ha espresso il suo interesse a lavorare per l’IRC:

“Dovete anche sapere che ho un sincero apprezzamento per l’IRC. Mi è piaciuto molto conoscere i vostri programmi e ho visitato personalmente la sede centrale di New York, la fattoria New Roots di San Diego, la mostra We Can Be Heroes e la mostra Half the Sky a Los Angeles. L’IRC è la mia prima scelta e credo che sarei un valido aiuto per il vostro team di raccolta fondi”.

Emily ha appreso durante il processo che l’organizzazione aveva centinaia di candidati per ogni posizione ed era estremamente competitiva. “Mi sono resa conto che non sarei stata la migliore per ogni posizione, ma sono anche rimasta convinta di avere un contributo significativo da dare”, dice Emily. Alla fine, la sua perseveranza ha dato i frutti. È stata assunta come coordinatore temporaneo delle relazioni esterne e quattro mesi dopo è passata a un ruolo permanente.

Nota dell’editore. L’autrice ha aggiornato questo articolo, scritto originariamente nel 2014, per riflettere i più recenti consigli degli esperti e la realtà della ricerca di lavoro durante e dopo la pandemia.

Amy Gallo è collaboratrice della Harvard Business Review, co-conduttrice del podcast Women at Work e autrice di due libri: Getting Along: How to Work with Anyone (Even Difficult People) e HBR Guide to Dealing with Conflict .