以前에는 英語 單語만 달달 외우면 英語를 잘한다고 했다. 그러나 外國 企業과 去來하는 것이 日常化한 요즘에는 狀況이 사뭇 다르다. 一旦 意思疏通(communication)이 돼야 한다. 구두로는 雙方向의 實時間 對話가 있어야 하고, 文書로는 案件을 正確히 提示하면서 對答을 明確하게 해야 한다.

外國人과 가장 흔히 使用하는 文書上 커뮤니케이션 道具는 e메일이다. 傳해야 할 말을 英韓辭典을 찾아가며 키보드를 두드려 作成한 뒤 ‘보내기’ 버튼을 눌러 業務를 마치면 좋겠지만, 英語 e메일 亦是 基本技가 必要하다.

常識1 中立的인 用語를 쓰라

中立的인 用語 使用은 國內 비즈니스 環境에서도 要求되지만, 文化的으로 平等主義를 매우 重要視하는 英語圈 비즈니스에서는 必須다. 特定 集團을 差別한다고 看做될 만한 뉘앙스는 無條件 삼가야 한다.

① 警察은 女子도 한다



얼마 前 TV에서 高等學校 代表들이 高難度 英語討論을 벌이는 모습을 잠깐 봤다. 自己主張을 論理的으로 그럴듯하게 펼치던 한 高校生의 입에서 假想의 ‘警察官’을 가리키는 ‘policeman’이라는 單語가 나왔다. 그 瞬間 英語討論人 만큼 中立的인 用語의 重要性을 認知하고 있었어야 하는데 하는 아쉬운 마음이 들었다.

‘警察官’을 言及할 때 英語圈에서 要求하는 中立的인 用語는 男子, 女子를 區分하지 않는 ‘police officer’다. 勿論 위 事例는 한 高校生의 구두 發言이었지만 우리에게는 좋은 敎訓이 된다. 사이버空間에 永遠히 記錄으로 남을 수 있는 e메일을 作成할 때는 特히 더 注意해야 한다. 몇 가지 例를 들어보자.

事業者 businessman → business person

샐러리맨(콩글리시) salary man → office worker

세일즈맨 salesman → salesperson

消防官 fireman → fire fighter

會長 chairman → chair person

② ‘女性분’은 lady가 아니다

原語民 사이에서 成人 女子를 ‘lady’라고 부르면 좋아할까. 아마 고개를 끄덕이는 讀者도 있겠지만, 實際로 北美 地域에선 몇 地域을 除外하고 lady라는 單語를 女子를 多少 無視하는 뉘앙스로 看做한다. “Ladies and gentleman(紳士 淑女 여러분)”이라고 할 때를 빼곤 말이다. 女子를 稱하는 中立的인 單語 몇 個를 紹介한다.

女性분 lady → woman

專業主婦 housewife → homemaker

18歲 넘은 女子 girl → woman

常識2 構造마다 알맞은 表現이 있다

e메일 救助는 人事말, 導入部, 本文, 맺음말, 結句 等 5個 要素로 나눌 수 있다.

① 人事말(salutation)

人事말은 큰 틀로 보면 4가지 形式이 있다. 勿論 받은 e메일에서 答狀 機能을 쓰면 밑에 發信者의 元來 e메일 內容이 남으니 必要 없을 수도 있다.

格式을 차릴 때

Dear Mr. Harris : → Dear + 呼稱(Mr.) + 性 + 콜론

親한 사람에게

Hi John, → Hi + 이름 + 콤마

아주 親한 사람에게

Hey John, → Hey + 이름 + 콤마

더욱더 親한 사람에게

John, → 이름 + 콤마

② 導入部(introduction)

‘introduction’이란 뭔가를 紹介한다는 뜻인데 e메일에서는 用件을 提示하는 部分이다. 大部分 e메일 內容의 核心을 單刀直入的으로 言及하는 것이 바람직하다.

③ 本文(body)

普遍的으로 e메일 길이는 ‘good news’ ‘bad news’에 따라 달라진다. 흔히 稱讚하거나 좋은 消息을 傳할 때는 語調가 會話體에 더 가깝고 e메일 길이 自體도 짧다. 일을 잘했다는 뜻의 ‘Great job!’ 또는 ‘A job well done!’은 받는 사람 處地에서는 e메일을 읽으면서 微笑 지으면 그만이니까 말이다. 反面 나쁜 消息을 傳할 때는 語調가 더 鄭重하고 文章이 늘어지면서 e메일 自體가 길어지게 마련이다.

④ 맺음말(closing)

우리말로 作成하는 e메일도 그렇지만 비즈니스 英語 e메일에서는 特히 肯定的이고 未來志向的인 마무리가 좋다. 자주 쓰는 맺음말 가운데 몇 文章을 紹介한다.

答辯을 期待합니다. → I look forward to hearing from you.

質問事項이 있으면 말씀해주세요. → If you have any questions, please let me know.

勿論 親한 사람들끼리는 ‘Thanks again!’ 또는 ‘Talk to you soon!’ 程度로 마무리할 수 있다.

⑤ 結句(complimentary close)

e메일이 사이버 便紙라 結句를 省略하는 境遇도 많지만, 좀 더 格式을 차려야 할 때는 結句를 넣는 것이 좋다. 다음의 例를 보면 格式 程度에 따라 用語가 달라지는 것을 알 수 있다.

格式을 차릴 때 → Yours truly,/ Very truly yours,/ Respectfully,

中間 程度 → Sincerely,/ Sincerely yours,/ Warmest regards,

親한 境遇 → Regards,/ Best regards,/ Thanks!

常識3 자주 쓰는 패턴은 意外로 簡單하다

비즈니스 英語 e메일에도 日常 對話처럼 反復的으로 자주 使用되는 패턴이 있다. 여기서는 初簡單 패턴 5個를 紹介한다.

① ~에 感謝합니다(Thank you for + 名詞)

原語民은 日常生活에서 ‘Thank you’를 입에 달고 살다시피 하는데, e메일에서도 이런 傾向이 두드러진다. 이 패턴은 e메일 本文 첫 文章으로 安城맞춤이다.

e메일에 感謝드립니다. → Thank you for your e-mail.

情報에 感謝드립니다. → Thank you for the information.

② ~하고자 e메일을 드립니다(I’m writing to + 凍死)

e메일 用件을 提示할 때 가장 基本的이고 簡潔한 表現 中 하나로, 우리말로 ‘다름이 아니라 ~와 關聯해 e메일을 드립니다’와 비슷하다.

質問을 하나 하고자 e메일을 드립니다. → I’m writing to ask a question.

브로슈어를 要請하고자 e메일을 드립니다. → I’m writing to request a brochure.

③ ~해주시겠어요?(Could you + 凍死)

뭔가를 要請할 때 簡單하게 使用할 수 있는 패턴으로, Can you~議 鄭重한 버전(version)이라고 보면 된다.

可能한 빨리 電話 주시겠어요? → Could you call me ASAP(as soon as possible)?

寫眞 몇 張 添附해주시겠어요? → Could you attach a few photos?

④ ~해주세요(Please + 凍死)

‘Thank you’와 더불어 原語民이 자주 使用하는 表現으로, 上下關係가 뚜렷하지 않거나 아주 親한 사이가 아니라면 어떤 指示를 할 때 앞에 Please를 붙이는 것이 一般的이다.

그女에게 뉴스를 傳해주세요. → Please give her the news.

저에게 會議錄을 보내주세요. → Please forward me the minutes.

⑤ ~에 對해 罪悚합니다(Sorry about + 名詞/ 動名詞)

‘Sorry’ 亦是 매우 자주 쓰는 表現인데, e메일에서는 簡單한 遺憾 表現으로 局限하는 것이 바람직하다. 자칫 잘못하면 向後 벌어질 수 있는 클레임이나 訴訟 過程에서 不利해질 수 있기 때문이다.

混同을 드린 點 罪悚합니다. → Sorry about the confusion.

더 일찍 答狀을 못 드려 罪悚합니다. → Sorry about not getting back to you sooner.

英語 e메일 事例 適切한 呼稱부터 肯定的 마무리까지 英語 e메일 쓰기와 關聯해 實際 事例 두 가지를 紹介한다. 도움 要請하기, 提案書 草案에 對한 意見 添附하기 等 두 가지다. 두 e메일의 構造를 눈여겨보기 바란다. 適切한 呼稱, 具體的인 內容, 肯定的인 마무리가 重要하다.