El
control de autoridades
, en
biblioteconomia
y en ciencia de la informacion, es un proceso para organizar y mantener informacion bibliografica de todo tipo, por ejemplo en el catalogo de una biblioteca. Cumple dos funciones importantes: primero, que se puedan agregar materiales logicamente reunidos, aunque estos se presenten de forma diferente; y segundo, que se pueda distinguir entre nombres semejantes o incluso identicos.
Definicion
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El control de autoridades es el conjunto de procesos que crean, unifican y actualizan los puntos de acceso, de los catalogos automatizados y muestra asimismo las relaciones entre los distintos puntos, de una forma normalizada. Su meta es facilitar la busqueda, identificacion y recuperacion de los documentos almacenados, evitando confusiones y ahorrando tiempo al usuario. Para asegurar que las obras de una determinada entidad corporativa o personal sean recuperadas siempre que se realice una busqueda, se debera determinar el encabezamiento y establecer la forma autorizada de este, siguiendo tambien las convenciones y recomendaciones internacionales.
Por otra parte, Rocio Acosta cita a Schmierer y define el control de autoridades como la operacion que consiste en la determinacion de los puntos de acceso y en el registro de las decisiones que se han tomado para su eleccion, y comprende tres actividades:
- La recopilacion, registro y mantenimiento de los datos de autoridad.
- Verificacion de dichos datos.
- La utilizacion de formas establecidas y autorizadas como puntos de acceso en el catalogo de la biblioteca.
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Tareas del control de autoridades
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El control de autoridades nos permite realizar el catalogo de la biblioteca, ayudandonos como recurso a recuperar registros bibliograficos tanto a profesionales de la informacion como a los usuarios, para ello, los profesionales de la informacion, necesitan establecer una serie de tareas principales:
- Saber diferenciar entre dos puntos de acceso cuando son similares.
- Entablar relaciones de forma jerarquica o asociativa entre todos los puntos de acceso.
- Unificar puntos de acceso que se consideren sinonimos.
- Establecer una relacion entre los puntos de acceso que se encuentren admitidos en las reglas de catalogacion y los que no lo esten, tambien llamado referencias de reenvio.
Metodologia
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Se deben tener en cuenta varios aspectos a la hora de realizar un control de autoridades:
- Si se va a realizar con caracter retrospectivo sobre todos los fondos de la biblioteca o, por el contrario, el fichero se va a constituir con las entradas que se vayan normalizando.
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- Si todas las autoridades del catalogo necesitan ser controladas o se va hacer de manera selectiva. Lo ideal es hacer una seleccion de autoridades completa pero el tiempo que conlleva esta tarea hace que algunos centros hagan una seleccion de autoridades basada en los distintos criterios, apellidos mas comunes, los compuestos, las iniciales…
- Si se va a crear un fichero de autoridades propio o se va a consultar una lista de prestigio reconocido, como las de la Library of Congress, Biblioteca Nacional o cualquier otro.
En principio los ficheros de autoridades los deben crear las bibliotecas, pero es importante el papel de las bibliotecas universitarias y locales para la informacion sobre autoridades locales y regionales. Estos centros utilizan un sistema mixto basado en establecer sus propias autoridades cuando no estan en otros ficheros de autoridad de mas alto nivel.
Una vez que un centro ha tomado la decision de aplicar el control de autoridades a sus registros, hay unas operaciones a realizar:
- Creacion de la autoridad: un punto de acceso referente a un autor, titulo uniforme o materia, se convierte en una autoridad cuando se contrasta en una lista de autoridades ya establecida y se comprueba que esta incluido en ella. Si no esta incluido en la lista, debera crearse e incluirse en la lista de autoridades propia indicando las fuentes que se han consultado para darla por valida. En ambos caso, a partir de este momento la autoridad forma parte del fichero de autoridades de la biblioteca.
- Establecimiento de las referencias cruzadas entre las autoridades por medio de relaciones que pueden ser de equivalencia, jerarquicas y asociativas. Esta fase se realiza con todos los tipos de autoridades, pero, a diferencia de los nombres de persona, en las entidades no prevalece el criterio de tener que elegir una sola forma para la entidad.
- Registro de las autoridades y sus referencias en el formato y software elegido.
- Mantenimiento de la lista de autoridades, mediante el control de altas, modificaciones y bajas. Para que sea efectivo, el sistema debe ser permanentemente verificado y validado, tanto en relacion con las autoridades como a las referencias entre ellas. Hay que estar constantemente revisando el fichero para actualizarlo, teniendo en cuenta las formas alternativas del encabezamiento.
Vease tambien
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Referencias
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Bibliografia
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- Biblioteca Nacional. Guias tematicas. Categorias: Documentos tecnicos. Manual de autoridad. Titulo: Manual de autoridades. GSARE: Directrices para los Registros de autoridad y de referencia de materia. Autor: Biblioteca Nacional.
- Acosta Galvan, Blanca Rocio. 2017.
Guia para el registro de control de autoridades de nombres de personas para la Biblioteca de la Universidad Anahuac Mexico campus Norte. En linea.
- IFLA. Titulo: Directrices para registros de autoridad y referencias. Autor: IFLA. Edita la Secretaria General de Informacion y Publicaciones.
- Anales de documentacion. N.º 2, 1999. Titulo: El Control de Autoridades. Autor: Cristina Herrero Pascual. Publicacion: Facultad de Ciencias de la Documentacion. Universidad de Murcia.
- Servicio de Archivos y Bibliotecas. Universidad de Salamanca. Titulo: Control de autoridades y calidad de puntos de acceso del catalogo automatizado de la biblioteca de la Universidad de Salamanca. Autor: Lorenzo Albas. Jefe de la Unidad de Mantenimiento del catalogo. Publicacion: Tallar de Bibliotecas Universitarias Iberoamericanas. Ano 2003.
Enlaces externos
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