Orcamento
e a parte de um plano financeiro estrategico que compreende a previsao de receitas e despesas futuras para a administracao de determinado exercicio (periodo de tempo). Aplica-se tanto ao setor governamental quanto ao privado, pessoa juridica ou fisica.
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Orcamento empresarial
tem como objetivo identificar os componentes do
planejamento financeiro
com a utilizacao de um sistema orcamentario, entendido como um plano abrangendo todo o conjunto das operacoes anuais de uma empresa atraves da formalizacao do desempenho dessas funcoes administrativas gerais.
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Um orcamento, em
contabilidade
e
financas
, e a expressao das receitas e despesas de um individuo,
organizacao
ou governo relativamente a um periodo de execucao (ou exercicio) determinado, geralmente anual, mas que tambem pode ser mensal, trimestral, plurianual, etc. O orcamento deriva do processo de planejamento da gestao. A administracao de qualquer entidade publica ou privada, com ou sem fins lucrativos, deve estabelecer objetivos e metas para um periodo determinado, materializados em um plano financeiro, isto e, contendo valores em moeda, para o devido acompanhamento e avaliacao da gestao.
O estudo do orcamento, segundo alguns autores, remonta a decada de 1920. Na verdade, a gestao organizacional vem tendo saltos de qualidade desde a Revolucao Industrial no Seculo XIX. Esta evolucao na gestao proporcionou diversas tecnicas na elaboracao dos orcamentos, partindo do orcamento tradicional. Surgiram entao o Orcamento de Desempenho, o Sistema de Planejamento, Programacao e Orcamento (PPBS), o Orcamento Base Zero, o Orcamento-Programa, o Beyond Budgeting, o Rationalisation des Choix Budgetaires, dentre outras.
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Entendem-se por despesa todos os gastos da pessoa ou organizacao que podem, inclusive, ser classificados de acordo com os fins a que se destinam. Receita e sinonimo dos provimentos recebidos, que tambem podem ser classificados basicamente em receitas patrimoniais (relativas a rendas geradas por propriedades), rendas extraordinarias (essencialmente oriundas de operacoes financeiras, como emprestimos a juros) e rendas tributarias, exclusivas de
governos
.
Os orcamentos estatais ou publicos sao representacoes dos diversos gastos de um governo, que envolvem saude, educacao, transportes, seguranca e defesa, essencialmente. Uma das principais funcoes do poder politico e definir o orcamento a partir das receitas geradas pelos
impostos
e outras formas de arrecadacao. Essa atribuicao recai tanto sobre o poder executivo quanto sobre o poder legislativo, nas
democracias
: o executivo propoe e fiscaliza a execucao do orcamento, e o legislativo analisa e aprova-o. No Brasil, a partir da promulgacao da
Constituicao Federal de 1988
, o Chefe do Poder Executivo possui a competencia de iniciar as leis que estabelecerao o Plano Plurianual (PPA), as Leis de Diretrizes Orcamentarias (LDO) e o orcamento (LOA). No Brasil, o orgao responsavel pela elaboracao e acompanhamento do orcamento publico federal e a
Secretaria de Orcamento Federal
(SOF), do
Ministerio do Planejamento, Orcamento e Gestao
(
MPOG
).
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Em Portugal, esse orgao e a
Secretaria de Estado do Orcamento
, do
Ministerio das Financas
.
A maioria dos estados tambem preve mecanismos de fiscalizacao do orcamento publico por parte do
poder judiciario
. O Brasil adotou o processo misto, onde o Executivo elabora o projeto de lei do orcamento, para posterior encaminhamento ao Legislativo, que o emenda e aprova-o. A propria Constituicao Federal estabelece que cada Poder deve acompanhar e avaliar sua execucao financeira, contabil, dentre outras, tendo o Legislativo a competencia de exercer o Controle Externo das coisas publicas.
A parte do Direito que estuda as leis sobre orcamentos publicos e o
Direito Fiscal
ou Orcamentario, ramificacao do
Direito Financeiro
.
Apesar de ser planejado com mais ou menos cuidado, um orcamento pode ser cumprido a risca, ou com sobras ou com falta de recursos planejados.
Em algumas cidades do Brasil, foi implementada uma politica inovadora na criacao dos orcamentos publicos com a participacao dos cidadaos na escolha das prioridades de investimentos: o
Orcamento Participativo
. Trata-se de uma consulta popular a respeito do destino dos recursos a serem investidos durante o ano pelas prefeituras. No entanto, geralmente a influencia popular e bastante pequena nas decisoes.
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A maioria das empresas de grande porte e multinacionais tem entre suas responsabilidades desenvolver orcamentos para seus periodos de operacao.
Um orcamento empresarial deve detalhar quais serao as receitas e despesas da companhia dentro de periodos futuros.
A elaboracao de um orcamento deve sempre ser feita com base nas previsoes, nunca limitando a sua elaboracao ao historico, aos resultados e pressupostos passados. A adaptacao de uma estrategia deste tipo, de elaboracao de orcamentos exclusivamente com base nos pressupostos passados constitui um erro estrategico, cujo resultado e invariavelmente o desperdicio. Recorrendo a uma imagem simples, elaborar um orcamento desta forma e como conduzir um carro com os olhos exclusivamente postos no retrovisor. Um bom exemplo disto mesmo e o orcamento geral do Estado portugues, em que se verifica que os gastos dos ultimos dois meses do exercicio sao cerca de dez vezes superiores ao do restante tempo do mesmo, no sentido de cada departamento minimizar o risco de ser alvo de cortes orcamentais no futuro.
As empresas que elaborem os seus orcamentos com base unicamente no seu historico revelam uma tremenda falta de objectivos. Em suma, quem nao conhece o seu rumo, nao tem ventos favoraveis.
Uma vez delineados os objectivos estrategicos, que tem necessariamente que ser quantificados e pressupoem um consciencia plena da situacao em que a organizacao se encontra, ficarao a cargo da diversas areas operacionais as iniciativas, regidas pelos planos de actividade. O orcamento, resultara precisamente do somatorio destes planos de actividade, sendo que este periodo e vulgarmente designado por periodo de consolidacao orcamental. Entende-se assim a necessidade de haver envolvimento pleno e coordenado de toda a organizacao na elaboracao do Orcamento.
Em sintese, um orcamento e um processo multi ciclico que culmina no equilibrio entre os objectivos estrategicos, as iniciativas e os meios financeiros adequados a execucao do mesmo. Um orcamento equilibrado pressupoe realismo, no sentido de nao ser demasiadamente modesto, promovendo a desmobilizacao, nem demasiadamente irreal e inatingivel, o que implica enorme sensibilidade de quem o elabora. De notar que a sensibilidade, enquanto virtude, nao consta nos manuais, antes deriva da curva da experiencia e da intuicao, sera tambem decisiva na resolucao de problemas resultantes do orcamento, nomeadamente no combate aos vicios orcamentais e na interpretacao de desvios ao mesmo. Embora nao haja nenhum valor percentual previamente fixado para limitar os desvios orcamentais, eles carecem necessariamente de justificacao.
Desta forma, um orcamento e um instrumento de gestao. E um instrumento de implementacao da estrategia da empresa. E um instrumento de motivacao, de comunicacao e de avaliacao.
Os periodos mais comuns para o levantamento orcamentario sao : Proximos 12 meses (Orcamento Anual), orcando totais para cada mes, totalizacoes por trimestre quarter americano e
Business Plan
ou Orcamento Plurianual ou de
Capital
, que corresponde ao orcamento dos proximos 5 anos.
No Brasil (ver
Administracao publica
), o ano subsequente ao da aprovacao regular do Orcamento Anual (chamado de Orcamento - Programa) e denominado de exercicio ou exercicio financeiro. Assim, pode-se definir o exercicio como o ano em que ha a "execucao orcamentaria". Ja o ano de preparacao ou de aprovacao orcamentaria pode ser chamado de ano-calendario (como faz a
legislacao tributaria
) ou
ano civil
(se coincidir com 365 dias).
Os orcamentos anuais podem ser divididos em : Despesas, Receitas, Investimentos e Caixa, este ultimo tambem conhecido pelo nome de
Fluxo de Caixa
Projetado. Essa formatacao permite que haja uma integracao com as contas contabeis, facilitando o acompanhamento da "execucao orcamentaria". Ja o Orcamento Plurianual, e mais comum de se dividir em Programas, Projetos e Atividades, como se utiliza na
Contabilidade publica
Brasileira.
Como informacoes adicionais do orcamento de Despesas, pode-se ter as informacoes de
Ativo Fixo
e
Posicoes
- o primeiro indicara a previsao de despesas com depreciacao de bens no periodo, e o segundo uma projecao da quantidade de funcionarios/cargos alocados por departamento para o proximo periodo, destacando admissoes ou demissoes.
Um orcamento tambem e dividido ou classificado por cenarios, um cenario significa uma versao de conteudo orcamentario, portanto cenarios diferentes demonstram valores diferentes para a mesma informacao a ser orcada. Os cenarios mais comuns sao: Exibicao de Dados Historicos, Cenario Inicial, Revisoes, e Cenario Final, este ultimo e a versao aprovada, que sera utilizada para acompanhamento orcamentario.
0 - Tempo Zero.
Um orcamento empresarial e elaborado em fases, o que permite que ao longo do tempo gasto para desenvolver um orcamento, todos os niveis da empresa sejam envolvidos neste trabalho.
Portanto a fase orcamentaria tem relacao direta com o momento no tempo em que o orcamento esta sendo desenvolvido. As fases mais comuns do orcamento sao Inicial, Revisoes e Final.
1 - Dados.
Levantamento dos dados e informacoes principais:
Balanco
Series Historicas
Informacoes Fisico-contabeis
Outras informacoes estatisticas
2 - Analise do Orcamento.
Analise dos Planos Estrategicos, Tatico e Operacional e das informacoes coletadas, visando alcancar as metas da empresa.
3 - Composicao do Orcamento.
Processo de elaboracao do Fluxo Orcamentario:
- Historico das realizacoes;
- Premissas;
- Previsoes - estimativas p/ proximo exercicio;
- Planilhas Eletronicas (calculos, tabelas etc.);
- Relatorio preliminar.
4 - Analise da Proposta Orcamentaria.
A proposta orcamentaria (relatorio preliminar) e encaminhada aos
orgaos de decisao : (sim) - se aprovada segue p/ implantacao ;
(nao) - nao aprovada retorna para tempo anterior.
5 - Implantacao.
Implantacao da Proposta Orcamentaria para o proximo exercicio;
preparacao do relatorio final.
Empresas de grande porte dispoem de sistemas informatizados que auxiliam o processo de orcamentacao, fazendo rollout, dispondo de workflow para aprovacao e inclusive realizando projecoes, quando integrados a sistemas de planejamento. Alguns dos sistemas informatizados existentes no mercado para essa funcao sao:
AllStrategy
,
Tagetik CPM
,
Gesplan S/A
,
Prophix
Adaytum
, Hyperion,
Peoplesoft
Budgeting EPM,
SAP
BPC, S2B-ForBudget
M/Legate
. Esses softwares sao destinados a orcamentacao de empresas de grande porte e sao classificados como softwares de BI -
Business Intelligence
.
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Com o avanco do cloud computing, ou computacao na nuvem, tem surgido novas opcoes de softwares para planejamento e orcamento, como e o caso do
Treasy
. Softwares como estes, de facil utilizacao e baixo custo tem permitido que pequenas e medias empresas tambem passem a realizar seu planejamento e orcamento, confrontando os resultados realizados com o que foi planejado e podendo realizar ajustes de curso a tempo de corrigir desvios para atingir os objetivos planejados.
No acompanhamento da "execucao orcamentaria" ha o auxilio do ramo da
Controladoria
, embora esse segmento da atividade contabil necessite trabalhar com os chamados "itens controlaveis", deixando de lado os chamados "itens 'nao controlaveis", que podem corresponder a diversos elementos patrimoniais relacionados na Contabilidade.
Uma corrente de financistas mais recente criou a teoria da "Empresa sem Orcamento", "
Budgetless
", essas empresas seguem a premissa de nao efetuarem um orcamento previo para suas despesas e receitas em um determinado periodo, sendo assim, estarao susceptiveis a surpresas em seus controles orcamentarios.
Tambem se denominam de orcamentos, os precos facultados por empresas, profissionais ou pessoas singulares que apresentem valores para algum tipo de venda, seja ela potenciada por um servico que se presta ou pela venda de um ou mais produtos. A titulo de exemplo, temos orcamentos para obras que sao cada vez mais procurados online, assim como outros tipos de pedidos de orcamentos para variadissimos outros tipos de trabalhos.
Referencias