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Em
arquivologia
,
arquivo
e um conjunto de
documentos
criados ou recebidos por uma organizacao,
firma
ou individuo, que os mantem ordenadamente como fonte de
informacao
para a execucao de suas atividades.
[
1
]
Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de varios tipos e em varios suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser publicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
No
Brasil
, a politica de arquivos publicos e privados e gerenciada pelo
Conselho Nacional de Arquivos
(
Conarq
), orgao ligado ao
Arquivo Nacional
.
Do
latim
archivum
, lugar onde se guardam os documentos.
- Lugar
onde se guardam documentos
- Conjunto
de documentos escritos,
fotograficos
,
microfilmes
, etc.
- Conjunto de
dados
organizados
, segundo a sua
natureza
e o seu uso, em
suporte
magnetico
.
- Servir a
administracao
: Fornecem informacoes e documentos necessarios ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentacao da empresa, possibilitam o controle da producao de documentos e colocam a disposicao dos usuarios documentos que fornecem informacoes de carater
probatorio
ou simplesmente informativo.
- Servir a
Historia
: Fornecem informacoes e/ou documentos para reconstituir ou escrever a historia politica, social ou
economica
de uma
nacao
. Tambem servem de memoria de uma empresa e constituem uma importante fonte de
pesquisa
.
- Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
- Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua
preservacao
ou
eliminacao
;
- Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos orgaos da empresa;
- Arquivar os documentos, visando a preservacao da informacao;
- Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;
- Executar as funcoes especificas conforme a organizacao e administracao da instituicao.
Arquivo Tematico da
biblioteca
da 'Universita di
Graz
A
Teoria das tres idades
e baseada no
Ciclo vital dos documentos
, segundo o qual, os mesmos passam por tres fases: corrente, intermediaria e permanente.
- Arquivo corrente (Primeira idade) Segundo o Dicionario de Terminologia Arquivistica (D.T.A.) de 1996, pagina 6, e o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos orgaos produtores em razao de sua vigencia e da frequencia com que sao por eles consultados”. Essa idade corresponde a producao do documento, sua tramitacao, a finalizacao do seu objetivo e a sua guarda.
- Arquivo Intermediario (Segunda idade): “Conjunto de documentos originarios de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em deposito de armazenamento temporario, sua destinacao final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos sao ainda conservados por razoes administrativas, legais ou financeiras. E uma fase de retencao temporaria que se da por razoes de precaucao.
- Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em carater definitivo, em funcao do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral ha mais de 25 anos pelas instituicoes administrativas publicas ou privadas .
- Arquivo Especial: Sao aqueles que requerem tratamento especial de
armazenamento
, independente de sua forma. Certas variaveis precisam ser controladas, pois caso contrario, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, umidade etc.).
- Arquivo Especializado: Sao aqueles que tratam de um assunto especifico.
- Arquivo Setorial: Sao aqueles que cumprem funcao de
arquivo corrente
e, por esta razao, devem ser guardados proximos aos orgaos operacionais e por isso costumam ser descentralizados.
- Arquivo Geral: Sao aqueles que recebem os documentos de diversos orgaos de uma mesma organizacao fisica.
O
Commons
possui uma
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Arquivo
Wikcionario
- ↑
≪Arquivo≫
(em espanhol).
BNE
. Consultado em 10 de agosto de 2020
- ALVES, Ivone, et. al.
Dicionario de terminologia arquivistica
.
Lisboa
: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.
ISBN
972-565-146-4
- SILVA, Armando Malheiro da, et. al.
Arquivistica : teoria e pratica de uma ciencia da informacao
. Vol I. Porto : Edicoes Afrontamento, 1998.
ISBN
972-36-0483-3
