近年、日本でも多?なワ?クスタイルが認められるようになり、勤怠管理の方法を見直す企業が?加しています。?業員の勤怠管理は企業にとって重要な要素ですが、?社、管理者や役職者はその管理や運用のためのコストに頭を?ませるシ?ンも多いのではないでしょうか。ITシステムとして「勤怠管理システム」を導入するのが一案ですが、それより「すぐ」「ほぼ無料」で??できる方法から試してみてはいかがでしょう。
本記事では、この先「勤怠管理システム」の導入を見据えつつ、まずはMicrosoft Excel、あるいはGoogle スプレッドシ?トで勤怠管理表を自作し、活用していく方法をご紹介します。
Microsoft Excelで勤怠管理を行うメリット?デメリット
Microsoft Excelで勤怠管理を行う方法は、多くの中小企業によって??されている方法です。Microsoft Excelでの勤怠管理には?多くのメリットが得られるその一方で、デメリットもいくつかあります。Microsoft Excelで勤怠管理を行う際には、メリットとデメリットの?方をしっかりと理解しておくことが大切です。
ここでは、Microsoft Excelで勤怠管理を行うメリット?デメリットについて詳しくご紹介します。なお、Googleのオンライン表計算ツ?ル「Google Spredsheet」でも同?のことが可能です。Google Spredsheetを使っている人は、適宜ExcelをSpredsheetに置き換えて?み進めてください。
Excelで「勤怠管理」を行う主なメリット
Microsoft Excelで勤怠管理を行うメリットは、以下の4つが?げられます。
- コストがかからない
- 使い方をある程度知っている
- カスタマイズしやすい
- デ?タを管理しやすい
コストがかからない
「Microsoft Excel（エクセル）」は、マイクロソフトが開??販?する「表計算ソフトウェア」です。デ?タの集計や分析を行ったり、さまざまな??が利用できたりするため、多くの企業で標準オフィスツ?ルとして導入されています。
そのため、Microsoft Excelで勤怠管理を行う場合は新たに費用がかかりません。勤怠管理のために新しくシステムを導入するならば相?の費用がかかります。Microsoft Excelで行えるならば、まずコストがかからず、すぐ活用できることがメリットになります。
使い方をある程度知っており、作る側の負?が少ない
前項でもお?えした通りMicrosoft Excelは多くの企業に導入されており、それなりに使いこなせる人も多いです。大抵の人にとって利用のハ?ドルが低いソフトウェアです。これを?用して「勤怠管理」を行うにしても、スプレッドシ?トを作る人／管理する人も、それを使う人も、大きな負?は?生しにくいといえます。
カスタマイズしやすい
Microsoft Excelはさまざまな表管理や?式に??しているため、要件や需要、使い方に?じてカスタマイズもしていきやすい機能性もあります。また、インタ?ネット上には無料でダウンロ?ドできる「勤怠管理」のためのMicrosoft Excel用テンプレ?トも?多くあります。それらをカスタマイズして使うのも「すぐ」できる有用な方法の1つです。
デ?タを管理しやすい
Microsoft Excelはファイルを共有ドライブへ格納すれば複?人で共有し、管理することもできます。?社のPCだけでなく、出先のPCやスマ?トフォンでも扱え、場所や時間を問わずにデ?タを管理できます。
Excelで「勤怠管理」の主な注意点
Microsoft Excelで勤怠管理を行う際に生じる注意点もあります。以下によく?がるデメリットを3つ紹介します。
デ?タの信?性を確保しにくい
Microsoft Excelで作成した勤怠管理表は、手?に作りやすく扱いやすい反面、「デ?タの信?性」の?保が難しい課題が?がります。例えば、出退勤時間を自由に入力できてしまうと、勤務時刻を改ざんするといった不正が起こる可能性が高まります。Microsoft Excelといえど、?正なアクセス管理、利用と入力制限、パスワ?ド管理などのデ?タの信?性確保に伴うセキュリティ?策は必須であり、極めて注意して設計していく必要があります。
人的ミスが起こりやすい
Microsoft Excelによる勤怠管理は、?業員が押したタイムカ?ドをベ?スに、管理者?店長などが「人の目で見て」で入力作業をしていくフロ?が基本となるでしょう。「人力」での作業は入力漏れや誤入力がどうしても起こります。勤怠管理の基本デ?タの誤りは、そのまま給?計算の誤りにも連鎖してしまいます。企業としての信?性を大きく損ねることになるため、人的ミスを防ぐチェック?制の構築も必要となるでしょう。
法改正に適?しにくい
Microsoft Excelは汎用オフィスソフトウェアのため、例えば「法改正」への??など、環境や時期などに?じた修正、カスタマイズは自身でそれぞれ行っていかなければなりません。2019年4月の?き方改革?連法の順次施行を筆頭に、??に?する法律は比較的頻繁に改正され、その都度??していくことに迫られることになります。
Microsoft Excelで勤怠管理を行う方法
Microsoft Excelで勤怠管理を行う場合、以下の2つが主な方法として?げられます。
それぞれの方法について、具?的に解?します。
Excelテンプレ?トを利用する
「Microsoft Excelで勤怠管理」をすぐ?現したいならば、「Excelのテンプレ?トを利用する」方法が簡?です。
「Excelテンプレ?ト」をダウンロ?ドできるWebサイトを?照すると、「勤怠管理表」のテンプレ?トが多くあります。その中から自社?自身の目的にあうものを選ぶとよいでしょう。主なサイト例は後述します。
マクロを組んで自作する
Microsoft Excelの扱いに長けているならば、自身でマクロを組んで勤怠管理表を自作することもできます。
マクロとは、端的に?明するとスクリプト／プログラムを組んでExcelの作業や動作を自動化する機能のことです。
Excelの勤怠管理表テンプレ?トをダウンロ?ドできるサイト
Microsoft Excelで勤怠管理を行う、特に容易な方法は「無料のExcelテンプレ?トを使う」ことです。ここでは、無料でMicrosoft Excel用勤怠管理表テンプレ?トをダウンロ?ドできるサイトを紹介します。
Officeテンプレ?ト
Officeテンプレ?ト
はExcelの開?元であるマイクロソフト運?のテンプレ?トサイトです。2000点以上のOfficeテンプレ?トが公開されています。他サイトのテンプレ?トに比べると家庭向け／シンプル機能のタイプが多い傾向ですが、デザインのクオリティと公式サイト?のテンプレ?トであることに安心感があります。
タイムシ?ト（勤務記?表）、欠勤管理表、?業員タイムカ?ド、在宅勤務??出勤表などをダウンロ?ドできます。
ビズオ?シャン（bizocean）
ビズオ?シャン（bizocean）
は、トライベックが運?するExcelテンプレ?ト配布サイトです。勤怠管理表をはじめ、契約書や請求書など、ビジネスですぐ活用できるMicrosoft Oficeのテンプレ?トが?万点?載されています。
勤怠管理表テンプレ?トにも、値を入力して出退勤時間を算出するだけのシンプルなタイプから、?業時間や給?計算なども含めて管理できるような多機能型まで豊富にそろっています。
Excelで勤怠管理表を作成する際に押さえておくべき知識
Microsoft Excelで勤怠管理表を作成する際に、Microsoft Excelを無?なく機能的に設計するためにも、以下の2つの点を把握しておくことが重要です。
- 勤怠管理業務の流れに?する知識
- Microsoft Excelの??に?する知識
ここでは、Microsoft Excelで勤怠管理表を作成する際に押さえておくべき知識について解?します。
勤怠管理業務のフロ?
勤怠管理のステップは以下の3つです。
- 勤怠?況を記?する
- 勤怠?況から勤務時間を集計する
- 勤務時間から給?を計算する
ステップごとにみていきましょう。
Step1. 勤怠?況を記?する
勤怠管理業務には、?業員の正確な勤怠情報の記?が必要になります。例として、出勤時刻や退勤時刻、?業、??時間、有給取得日?などが?げられます。
記?方法は「勤怠管理表に?業員自らが直接入力する方法」「タイムカ?ドの情報を管理者がExcelの勤怠管理表へ?記する方法」の2通りがあります。どちらにすべきかを決めておきましょう。
Step2. 勤怠?況から勤務時間を集計する
?いて、勤怠?況から勤務時間を集計します。Step1で記?した情報をもとに、?業員ごとの勤務日?や欠勤日?、?刻早退の有無、?業時間?や深夜??時間?などを集計するようにします。
集計すべき項目や計算式は?業員の雇用形態や勤務パタ?ンなどで異なるでしょう。自社に適した集計方法で行うことが重要なポイントです。
Step3.勤務時間から給?を計算する
Step2で集計した勤務時間から給?を計算します。時給や月給計算以外に、課?支給額、社?保?料などの計算、源泉所得?の差し引き、通勤手?などの各種手?を算出する必要もあるでしょう。
「Excel??」の基礎知識
Microsoft Excelで勤怠管理表を作成する際に??を利用することによって、必要な情報を入力するだけで自動計算が行われ、業務?率の改善につながります。
そのため、Microsoft Excelで勤怠管理表を作成する場合、必要になる??を使いこなせると?率化につながります。勤怠管理表を作成する際に活用例が多い??を紹介します。
SUM??
SUMは、指定した範?の?値を合計する??です。例えば、「=SUM（B6:B22）」という??を入力すると、B列6行目からB列22行目までに入力された?字を合計した?が表示されます。勤務時間や?業時間を足し算する際に役立ちます。
IF??
IFは、特定の?件を指定して?件に合う場合、?件に合わない場合で計算を分けることができる??です。所定??時間を超えている場合や深夜?業をした場合、休日出勤した場合など、割?賃金が適用される場面でよく使われます。
OR??
ORは、論理式を複?指定して、いずれかの?件が?たされている場合にTRUEを返す??です。OR??を前項のIF??の論理式として使用することによって、複??件のいずれかを?たしているかを判定することが可能になります。
勤務管理表での使い方の例として、B列9行目が「土」か「日」と入力されていたら「休業日」、それ以外であれば「?業日」と表示される?式は以下のとおりです。
「=IF(OR(B9=”土”,B9=”日”）,”休業日”,”?業日”）」
B列9行目が「土」もしくは「日」と入力があった場合、?式を入力したセルに「休業日」が反映されます。
TIME??
TIMEとは、時刻を表す値を?換できる??です。勤務時刻は9:30や18:00といった60進?で表記されることが多いですが、Excelはそのままでは60進?をうまく扱えません。そこで、TIME??を使って時刻として表すことで、その時刻を元に時間?過を計れるようになります。
TIME??の表記は、半角英?字で「=TIME（時,分,秒）」です。例えば、「=TIME(1,0,0）」と入力すれば「1時」を表すことができます。60進?で表記された時刻から??時間や?業時間を算出するために役立つ??です。
DATE??
DATEは、日付を表すシリアル値として返す??です。DATE??を活用することによって、?月の勤怠管理表の日付更新を簡?にすることができます。
DATE??の表記例は「=DATE（年,月,日）」です。例えば、「2023/10/1」としたい場合は「=DATE（2023,10,1）」と入力します。
TEXT??
TEXTは、?値や日付を指定した表示形式の文字列に?換する??です。TEXT??の表記は、半角英?字で「=TEXT（シリアル値, “表示形式”）」です。例えば、シリアル値に日付のセルを、表示形式を「”aaaa”」と入力すると「土曜日」や「日曜日」のように曜日が表示されます。
WEEKDAY??
WEEKDAYは、日付に??する曜日を返す??です。WEEKDAY??で「曜日」を表示できます。それを活用した書式設定をすることで土日の日付や指定の曜日に色を付けるといった?用に使えます。
WEEKDAY??の表記は、「=WEEKDAY（シリアル値,[週の基準]）」です。シリアル値に表の中で日付が入力されたセルの選?か日付の文字列を、週の基準には1、2のいずれかを入力します。週の基準とは何曜日が週の始まりかを指します。「1」の場合は日曜日が週の始まり、「2」の場合は月曜日が週の始まりであることを指します。
IFERROR??
IFERRORは、?式がエラ?として評?される場合に、指定した値を返す??です。セルに値が反映されていない場合は?式として評?できないために「#VALUE!」というエラ?文字列となり、そのままでは正しいデ?タになりません。IFERROR??を使用することでこのエラ?を回避するといった?用ができます。
COUNTIF??
COUNTIFは、指定した?件を?たしたセルの?を?える??です。例えば、?刻や早退、出勤日??欠勤日??有給休暇を取得した日?を算出する際に役立ちます。
例えば、B列9行目から38行目?の?刻の回?を算出したい場合は「=COUNTIF(B9:B38,”?刻”)」と入力します。
Excelで勤怠管理表を作成する方法
?際にMicrosoft Excelで勤怠管理表を自作する手順をご紹介します。無料テンプレ?トを利用するのも一つの方法ですが、自作するとより自社に適した勤怠管理が可能になるでしょう。手順ごとにみていきましょう。
Step1.勤怠管理表に用いる必須項目を洗い出す
まず、勤怠管理表を作成するにあたり必要な項目を洗い出しましょう。下記の例を?考に企業にあった項目を確認します。
必ず作成する項目は、以下のとおりです。
- 年月日
- 曜日
- ?業日
- 開始?終了時刻
- 1日の勤務時間
- 休憩時間
- 法定外??時間
- 深夜?業時間
- 備考欄
以下の項目は作成しておくと便利な項目です。
- 所定の勤務時間
- 有休休暇の取得日?
- ?刻?早退回?
Step2.洗い出した項目をExcelに設定する
洗い出した必須項目をMicrosoft Excelに設定しましょう。ここでは例として、「2023年10月の勤務管理表」として項目名を入力しています。
年月の表示形式を「2023年」「10月」と設定するには、「●年」と表示したいセル『F3』を選?した?態で右クリック→【セルの書式設定】→【表示形式】→【ユ?ザ?定義】で種類を「0 “年”」と書き換え、【OK】を押します。同?の手順で「●月」と表示したいセル『G3』では書式の種類を「0 “月”」と書き換えましょう。
次に、『C6』セルに「10:00」『E6』セルに「19:00」と入力しましょう。Step.2で勤務表の大?が完成します。
Step3.日付を表示する
Step.3では、日付を表示します。『B9』セルに「=DATE(F3,G3,1)」と入力すると、「2023/10/1」と表示されます。?いて『B10』セルに「=B9+1」と入力し、?式を下のセルまでコピ?すれば日付の列が完成します。表示がうまくいかない場合、セルの選?をし、右クリックから「書式設定」を日付形式に?更しましょう。
Step4.曜日を表示する
Step.4では、曜日を表示します。勤怠管理をMicrosoft Excelで行う場合、?業日か休業日かを判?する必要があります。そのため、日付だけでなく曜日も明示しましょう。今回はTEXT??を使って曜日を表示します。
『C9』セルに「=TEXT(B9,”aaa”)」と入力すると、曜日が表示されました。
?式を『C9』セルから下のセルまでコピ?すると、曜日の列が完成します。
Step5.?業日と休業日の?別を付け、色分けする
Step.5では、?業日と休業の?別を付け、色分けをします。
今回は、IF??とOR??を組み合わせて、【C列】が土か日だったら「休業日」、それ以外であれば「?業日」と表示されるように?式を作成します。
まず『D9』セルに「=IF(OR(C9=”土”,C9=”日”),”休業日”,”?業日”)」と入力します。『C9』セルは日曜日のため、『D9』セルに休業日と表示されました。表示を確認したら、?式を『D9』セルから下のセルまでコピ?しましょう。
次に休業日であることを分かりやすくするために、【D列】が休業日であれば行がグレ?に表示されるように設定をします。
まず勤怠管理表の表の箇所に該?するセル範?『B9:L39』を選?します。次に【ホ?ム】タブから【スタイル】→【?件付き書式】→【新しいル?ル】をクリックします。
【ル?ルの種類】では【?式を使用して、書式設定するセルを決定】を選?し、【次の?式を?たす場合に値を書式設定】に「=$D9=”休業日”」と入力します。【書式】のタブ【塗りつぶし】をクリックし、塗りつぶしたい色を選?したらプレビュ?が反映されていることを確認し【完了】をクリックします。今回は、グレ?を選?しました。
休業日を行ごと指定した色に?更できました。
Step6.1日の勤務時間を算出する
Step.6では、1日の勤務時間を算出しましょう。1日あたりの稼?時間は「終了時刻-開始時刻-休憩」で算出します。
まず、『I9』セルに「=IF(OR(F9=””,G9=””),””,G9-F9-H9)」と入力します。ここでは、IF??とOR??を組み合わせることによって、開始?終了のいずれかが空欄なら稼?時間のセルが空欄になるように設定されます。この?式を下のセルまでをコピ?します。
平日である『F10』セルの開始時刻に「9:45」、『G10』セルの終了時刻に「22:45」、『H10』セルの休憩時間に「1:00」と入力すると、入力された時刻から稼?時間が算出され表示されます。
稼?時間の表示がうまくいかない場合、I列のセルを選?し、右クリックから「書式設定」をユ?ザ?定義の「[h]:mm」に?更しましょう。
Step7.法定外??時間、深夜?業時間を算出する
勤怠管理においては、法定外??時間の管理も必要です。法定??時間は8時間のため、稼?時間と8時間の差が法定外の時間となります。時間の計算にはTIME??を使用し、法定??時間をTIME??で表すと「=TIME(8,0,0)」となります。
まず、『J9』セルに「=IFERROR(IF(I9-TIME(8,0,0)>0,I9-TIME(8,0,0),””),””)」と入力します。I列に値が未入力の場合に「#VALUE!」エラ?表示にならないようにIFERROR??を使用します。『J10』セルの下も同?、?式をコピ?しました。すると、『J10』セルに法定外??時間が表示されました。
?いて、深夜?業時間を算出します。今回は22時以降を深夜?業時間とし、『K9』セルに「=IFERROR(IF(G9<=TIME(22,0,0),””,(G9-TIME(22,0,0))),””)」と入力しましょう。『K9』セルの?式を下のセルにコピ?すると、勤務時間の入力がある『K10』セルに深夜?業時間が算出されます。
Step8.合計の??時間を算出する
39行目に1カ月の?稼?時間、法定外??時間、深夜時間?の??時間の合計を計算します。まず、『I40』セルに「=SUM(I9:I39)」と入力します。これにより、『I9』セルから『I39』セルに入力されている稼?時間の合計時間が算出されます。同?に、合計値を出したい『J40』セルと『K40』セルにも??をコピ?します。
このとき、合計値を出したいセルの値に注意します。合計の??時間を算出する場合、23時間より大きい値は24で除算されて正しい時間を表示できません。23より大きい値であっても除算されないようにするため、表示形式を?更しましょう。
合計値を出したいセルを選?した?態で右クリック→【セルの書式設定】→【表示形式】→【ユ?ザ?定義】を開いて進み、種類を「[h]:mm」と書き換え、【OK】を押します。設定ができると正しい合計時間が表示されます。
Step9.休暇取得日?を算出する
休暇取得日?を算出するため、E列の勤怠?況を算出できるようにします。
まず、E列に勤怠（有給休暇、午前有給、午後有給、?刻、早退など）を入力します。通常の勤務であれば空欄にします。次に『N8』セルに「休暇計算」の項目を追加し、『N9』セルに「=IF(OR(E9=”午前有給”,E9=”午後有給”),0.5,IF(E9=”有給休暇”,1,0))」と入力します。これを月末の下のセル?までコピ?しましょう。
値が反映されたのを確認したら、『J6』セルに「=SUM(N9:N39)」と入力すると休暇取得日?の合計が算出されます。
Step10.?刻?早退回?を算出する
Step10では、?刻?早退回?を算出します。?刻、早退の回?はCOUNTIF??で算出できます。
まず、『K6』セルに「=COUNTIF(E9:E38,”?刻”)」と入力します。次に、『L6』セルに「=COUNTIF(E9:E38,”早退”)」と入力しましょう。
?刻、早退の回?が算出されました。
Excelでの勤怠管理で?むシ?ン、「勤怠管理システム」の導入が向くシ?ン
前述のとおり、Microsoft Excelでも「無料」「比較的すぐ」に勤怠管理の仕組みを構築できます。しかし規模や業種によって「逆に複?／面倒／大?」となるシ?ンもあります。
個人事業主、あるいは個人商店や小規模企業、あるいは部署?位で?業員は?人くらい。そして「まだ紙ベ?ス」で勤怠管理行っているならば、まずExcelで??していくとよいでしょう。
しかし、正社員、アルバイト、パ?トなど、さまざまな給??系別に?業員の勤務デ?タをまとめて管理するシ?ンとなるといかがでしょう。?業員?が2人、5人、10人、30人……と?えるにつれてExcelでは荷が重くなり、管理者の作業が煩?になり、デ?タ入力ミス、人的ミスが?生する可能性が高くなります。また、月給制の?業員の場合は社?保?料や各種手?などの複?な給?計算も必要となるため、どうしてもExcelでの管理では複?で難しくなっていきます。
Excelでは少し不安……と感じるようでしたら、「勤怠管理の?率化」に特化したクラウド型の勤怠管理システムの?討も視野に入れてみましょう。小規模ならば「無料プラン」で始められる勤怠管理システムもあります。
「勤怠管理システム」製品一?は
こちら
から。
「勤怠管理システム」の主な機能や?果については
こちら
もぜひ?照ください。
勤怠管理を?率化し、ビジネス成長を?ろう
Microsoft Excelでの勤怠管理は、コストをかけずに、?社の勤怠規則に?じて自由に項目をカスタマイズできるため、「?初の??」として多くの企業で使われています。その一方で「デ?タの正確性」と「?業員、管理側、?方の?率」を考えると、昨今の勤怠管理手段としてはいくつか注意点があります。
そのため、「?業員の勤怠登?作業も」容易にしつつ、「管理側の?率化も」?立して?現する、勤怠管理システムの導入を?討するのもお?めしたい方法です。
「自社に合うIT製品?サ?ビスが分からない」「時間をかけずに?率的にサ?ビスを?討したい」というご??者?は、ぜひITセレクトの?門スタッフまでお問い合わせください。適切なIT製品?サ?ビス選定を最後までサポ?トいたします。
