Der Begriff "Pflichtunterhaltung" bezieht sich auf Ausgaben fur Speisen, Getranke und allgemeine Unterhaltung oder Dankeschons. Dazu gehoren zum Beispiel Kosten im Zusammenhang mit Eintrittskarten, Taxifahrten zu Veranstaltungen, Dankesblumen oder -geschenken, Eintrittsgeldern, etc. Typische Beispiele fur Pflichtunterhaltung konnen Blumen sein, die an einen Spender geschickt werden, Mittagessen mit einem Stellenbewerber oder die Teilnahme an einer Netzwerk-Veranstaltung. Sie ist nicht als leichtfertige oder sinnlose Ausgabe gedacht: Sie muss immer zur Verfolgung der Ziele und besten Interessen der Stiftung verwendet werden.

Pflichtunterhaltung umfasst keine Speisen und Getranke, die im Rahmen des normalen Arbeitsbetriebs bereitgestellt werden, beispielsweise Catering oder Snacks als Mittagessen, das im Rahmen von Besprechungen im Buro angeboten wird. Sie beinhaltet auch keine Mahlzeiten fur Mitarbeiter, die langere Arbeitszeiten haben, an Schulungs- oder Personalentwicklungssitzungen teilnehmen, etc. Diese Ausgaben werden als Sitzungskosten klassifiziert.

Pflichtunterhaltung beinhaltet auch keine normalen Reisekosten fur Einzelpersonen. Zum Beispiel wurde eine Person, die in einem Restaurant isst, wahrend sie geschaftlich fur die Stiftung unterwegs ist, diese Ausgaben als Reisekosten und nicht als Pflichtunterhaltung bearbeiten und einstufen.

Beispiele fur zulassige Pflichtunterhaltung:

• Ein Mitglied des Kuratoriums ladt einen Großspender zum Abendessen ein.
• Der Geschaftsfuhrer schickt Blumen an einen Großspender.
• Der CFOO nimmt einen direkt unterstellten Mitarbeiter zum Mittagessen mit, um die Leistung zu uberprufen.

Im Allgemeinen besteht der Zweck der Ausgaben fur Pflichtunterhaltung darin, den allgemeinen Ruf der Wikimedia-Stiftung bei Spendern und anderen Interessengruppen zu verbessern und das Engagement und die Entwicklung von Mitarbeitern und Freiwilligen zu verbessern.

Die Wikimedia-Stiftung finanziert sich großtenteils aus Spenden der Allgemeinheit. Daher mussen alle Kosten fur Pflichtunterhaltung angemessen sein und einer offentlichen Prufung standhalten konnen. Im Allgemeinen verlangt die Wikimedia Foundation von ihren Vertretern, dass sie gutes Urteilsvermogen walten lassen, wenn ihnen Kosten fur Pflichtunterhaltung entstehen. Wenn Zweifel daran bestehen, ob eine bestimmte Ausgabe ratsam ist, bitten wir die Vertreter der Stiftung, sich im Voraus mit dem Geschaftsfuhrer oder dem CFOO zu beraten.

Im Allgemeinen wird davon abgeraten, Mittel der Stiftung fur Pflichtunterhaltung zu verwenden, wobei folgende Ausnahmen bestehen:

• Ausgaben, die direkt mit der Spendensammlung verbunden sind (z. B. Gewinnung oder Erhaltung von Spendern und potenziellen Spendern). Diese konnen nur von Mitgliedern des Kuratoriums, dem Geschaftsfuhrer, dem stellvertretenden Direktor oder Mitarbeitern aus dem Bereich Spendensammlung getragen werden. Alle anderen Kosten fur Pflichtunterhaltung im Zusammenhang mit der Spendensammlung mussen im Voraus vom ED, DD oder Mitarbeitern aus dem Bereich Spendensammlung genehmigt werden.
• Geringe Ausgaben, die direkt mit der Personalentwicklung verbunden sind (z. B. ein jahrliches oder halbjahrliches Mittagessen mit einem direkt unterstellten Mitarbeiter oder Praktikanten). Diese durfen nur beim Vorgesetzten der Person anfallen, nicht bei einem Kollegen.
• Geringe Ausgaben, die direkt mit dem Engagement der Mitarbeiter verbunden sind (z. B. Kuchen fur Geburtstage, Blumen fur wichtige Lebensereignisse). Diese durfen nur beim Vorgesetzten der Person anfallen, nicht bei einem Kollegen.
• Geringe Ausgaben, die direkt mit dem Engagement der Freiwilligen verbunden sind (z. B. Mittagessen mit einem Freiwilligen, Bereitstellung kleiner Erfrischungen fur ein Treffen).

Als Wohltatigkeitsorganisation ist die Wikimedia-Stiftung bestrebt, ein bescheidenes Profil zu bewahren und ihre Marketing-/Verkaufsaktivitaten sind begrenzt. Im Allgemeinen wird den Vertretern der Stiftung davon abgeraten, Kosten fur Pflichtunterhaltung im Zusammenhang mit unseren Geschaftsbeziehungen zu tragen, einschließlich derer mit Beratern, Auftragnehmern und Dienstleistern.

• Siehe bitte die Richtlinie zum Kauf- und Auszahlungsprozess fur eine Anleitung zur Einreichung von Kostenabrechnungen und zum Genehmigungsprozess.
• Es liegt in der Verantwortung der Person, die die Kosten verursacht, sicherzustellen, dass die Kosten angemessen sind und fur legitime Geschafte der WMF anfallen. Wenn unsicher ist, ob eine Ausgabe erstattungsfahig ist, liegt es in der Verantwortung der Person, die sie verursacht, im Voraus um Klarung zu bitten.
• Es liegt in der Verantwortung der Person, die die Kosten verursacht, bei der Einreichung zur Genehmigung die Namen aller Teilnehmer (z. B. der beim Abendessen oder der Veranstaltung Anwesenden) und eine kurze Begrundung fur die Ausgaben anzugeben. Beides ist von der Buchhaltung zu den Akten zu nehmen und wird nicht offentlich zuganglich gemacht.
• Es liegt in der Verantwortung der Person, die die Kosten genehmigt, sicherzustellen, dass die Kosten angemessen sind und fur legitime Geschafte der WMF angefallen sind und dass die Namen der Teilnehmer und eine kurze Begrundung mit der Kosteneinreichung ubermittelt wurden.
• Es ist zulassig, mit Begrundung Alkohol auszugeben. Alkohol, der im Rahmen einer gesellschaftlichen Veranstaltung (z. B. einer Veranstaltung zur Spendensammlung) angeboten wird, muss im Voraus vom ED genehmigt werden. Die Bereitstellung von Alkohol muss den einschlagigen Gesetzen entsprechen.
• Bei jeder Versammlung darf nur die hochste anwesende Person Gelder ausgeben. Beispielsweise kann nur der ED entscheiden, fur eine Versammlung Gelder auszugeben, wenn der ED, der CFOO, der Leiter des Buros und der Buchhalter anwesend sind. Bei derselben Versammlung ohne den ED konnte nur der CFOO die Entscheidung uber die Kosten treffen.
• Mitarbeitern ist es nicht gestattet, ohne vorherige Genehmigung Gelder fur Versammlungen mit Kollegen auszugeben. Daher durfen fur eine Zusammenkunft des Kommunikationsleiters, des Leiters der Geschaftsentwicklung und des Leiters der Rechtsabteilung nur nach vorheriger Genehmigung des ED oder CFOO Gelder ausgegeben werden.
• Kosten fur Pflichtunterhaltung werden laufend uberwacht und wenn sie als uberhoht erachtet werden, kann eine Erstattung verweigert werden.