En arxivistica , un fons , tambe anomenat fons d'arxiu o fons documental , es un terme que designa el conjunt organic de documents , independentment de la seva data, de qualsevol tipologia, forma o suport, produit organicament, generat, reunit, acumulat, usat o rebut de manera natural per una persona particular, familia o organisme a partir de l'exercici de les seves activitats. ^[1]

A diferencia de la col·leccio , el fons (del llati fundus ) es produit organicament com a resultat natural de l'accio i dels processos que duu a terme el seu productor, i no pas d'una agrupacio artificial motivada per la voluntat d'un col·leccionista o d'un documentalista d'aplegar-la.

Sovint, el terme arxiu i fons s'utilitzen com a sinonims, i en alguns reculls terminologics ^[2] apareixen com a formes equivalents per designar un conjunt de documents d'una unica provinenca. Aixo no obstant, s'ha generalitzat el terme " fons " que arranca de la seva utilitzacio per part de l'arxivistica francesa. Aixi, del terme " fonds " frances s'arriba al " fonds " angles, al " fondo " espanyol i italia, al " fundo " portugues i al " fons " catala. En alemany, els termes equivalents son els d'" archivkorper " o " archivbestand ". Per el que fa ala practica arxivistica nord-americana, que reserva el concepte record per als documents administratius, acostuma a fer servir tambe el terme " record group ", entes com un conjunt organic de documents establert d'acord amb el principi de provinenca , i que tambe te en compte aspectes organitzatius com la historia, el volum i la complexitat de la documentacio que generen les institucions contemporanies. D'aquesta manera, integra la necessitat d'assolir una unitat que tingui unes dimensions adients per al seu tractament arxivistic.

Tradicionalment i fins a epoques ben recents l'arxivistica catalana ^[2] ha utilitzat preferentment el terme “ arxiu ”, tot i que el terme “fons” era un terme conegut. La majoria d'autors preferien optar per “arxiu” tant en el moment de referir-se a un centre o institucio com per referir-se a un fons. Aixi ho feia l'informe elaborat l'any 1908 per Joaquim Miret i Sans i Josep Masso i Torrents (Informe que l' Institut d'Estudis Catalans va traslladar al President de la Diputacio de Barcelona , sobre l'estat d'alguns arxius de Catalunyala conveniencia de la seva millor instal·lacio. Tambe l'utilitzava Agusti Duran i Sanpere en la majoria dels seus treballs i aixi apareixia en la normativa sobre arxius promulgada per la Generalitat Republicana .

Actualment es prefereix el terme fons per a designar el conjunt de documents d'una mateixa provinenca i es reserva el terme arxiu per a referir-se al servei, institucio o centre encarregat de tenir cura de l'organitzacio dels fons i documents.

Identificacio [ modifica ]

La identificacio d'un fons ^[3] o, l'aplicacio practica del principi de provinenca significa basicament dues coses:

• En primer lloc determinar a quin organisme productor o persona s'ha d'atribuir la produccio d'un conjunt de documents que s'ha convingut en denominar fons com a criteri mes objectiu i clar per a la seva identificacio.
• En segon lloc establir quins son els limits precisos d'aquest conjunt de documents i determinar-ne correctament la seva provinenca tant pels seus efectes juridics com per la manera com aixo condiciona la practica.

La praxi d'identificacio de fons ^[4] ha de partir de la premissa que l'objectiu d'aquesta tasca te la finalitat d'informar amb claredat sobre la documentacio conservada per un centre d'arxiu i el seu context si el que conserva el centre n'es una part prou representativa i significativa, tant quantitativament com qualitativa. Una correcta identificacio d'un fons estalvia errors de gran transcendencia juridica i es essencial per portar a terme una practica arxivistica objectiva i cientifica. Perque com mes s'aconsegueix respectar la personalitat del fons, mes oberta esta la documentacio a totes les recerques i menys condicionada queda per les decisions que l'arxiver pren durant el seu tractament. Hi ha una vinculacio directa entre la identificacio d'un fons i de les seves altres unitats arxivistiques: identificar una unitat facilita identificar les unitats jerarquicament inferiors.

Aixo no obstant, alguns autors han fet notar les limitacions del principi de provinenca i la seva manca d'adequacio a la realitat. Tanmateix, la principal problematica ^[5] relacionada amb el concepte de fons deriva de la dificultat practica d'identificar-ne el productor i establir-ne els limits:

• En primer lloc aquesta dificultat es especialment evident en el cas de les grans administracions ^[6] o dels fons afectats per les seves relacions de successio. En aquests casos caldra determinar a quin fons i a quin productor s'atribueix la documentacio per tal de saber qui es el titular dels drets i deures sobre els documents.
• En segon lloc, la decisio de la vinculacio d'uns documents a un o altre fons pot determinar quin regim juridic cal aplicar-los a efectes d'accessibilitat i d'avaluacio.

Qualsevol criteri que s'apliqui sempre comportara un grau d'arbitrarietat. Una tendencia identifica el fons amb l'organisme productor. Michel Duchein ^[7] va fixar els requisits que ha de complir un organisme per ser productor de fons, i que basicament exigeixen que tingui un nom i una existencia juridica propies com a resultat d'una norma legal precisa i datada; competencies precises i estables, tambe fixades en un text legal; ocupar una posicio a la jerarquia administrativa ben definida; tenir un cap responsable amb capacitat de decisio; tenir una organitzacio interna coneguda i fixada en un organigrama i tenir un sistema propi de gestio documental.

Una altra tendencia parteix de les funcions de l'organisme productor, i estableix com a requisits que hi hagi estabilitat i continuitat en el compliment de la funcio, aixi com no formar part d'una xarxa de relacions funcionals mes gran.

La tercera tendencia combina ambdos aspectes. Finalment, per identificar amb precisio un fons, classificar-lo i ordenar-ne les seves unitats documentals son tasques basiques i claus del proces d'organitzacio d'un fons que s'ha de realitzar des d'una perspectiva global sense oblidar que el fons forma una sola unitat.

Experiencia catalana [ modifica ]

Per poder determinar a partir de quin nivell un organ ^[8] es generador de fons, Angels Bernal i Anna Duran han fixat un conjunt de criteris, que han estat aplicats a l'Arxiu Nacional de Catalunya (ANC), i que basicament pretenen avaluar el grau d'autonomia del productor. Aixi, consideren que constituira un ens generador de fons qualsevol d'aquells que tingui estructura organica completa i independent, o personalitat juridica o NIF, o que sigui un organ local d'un organisme central, o un organisme autonom, o una empresa publica o un consorci. Tambe pot ser productor de fons un ens que reuneixi totes les condicions seguents: establiment per una disposicio juridica especifica, competencies estables i ben definides en un text legal, posicio a la jerarquia administrativa definida, un cap o responsable amb capacitat de decisio i un organigrama conegut. Complementariament, poden ajudar a decidir sobre el grau d'autonomia factors com la disponibilitat de patrimoni immobiliari, de pressupost, de registre central, d'arxiu central, de reglament de procediment o d'un sistema de gestio dels documents.

Estructuracio [ modifica ]

La documentacio que integra un fons te (i nomes pot tenir) el mateix origen, ates que hi ha un vincle directe entre el subjecte productor i la documentacio que ha generat aquest subjecte. Aquest enunciat, que implica que els arxius d'una mateixa procedencia no s'han de barrejar amb els d'una altra procedencia s'anomena principi de provinenca o de procedencia, i es un dels pilars teorics de l'arxivistica. Complementariament, se'n deriva el principi de respecte al fons que exigeix el respecte a la integritat, a l'estructura interna i a l'ordre originari del fons. Es a dir, els documents que integren un fons estan relacionats entre si, i aquestes relacions reflecteixen l'organitzacio interna del productor.

En l'interior d'un fons, ^[9] com a resultat i el reflex de l'activitat de la persona o entitat que els ha generat, existeixen altres unitats arxivistiques que cal identificar i respectar necessariament fins al punt de poder reunir documentacio de qualsevol tipologia, suport, format i ubicacio, amb independencia de l'edat i la fase del cicle de vida en que es troben els documents (activa, semiactiva, historica) i del valor que se'ls atribueixi.

Nivells d'agrupacions documentals [ modifica ]

A l'hora de descriure la documentacio, ^[10] i per tal de preservar els lligams organics i jerarquics entre els documents es te en compte les seguents agrupacions documentals:

• El fons: des del punt de vista de l'organitzacio d'un centre d'arxiu i del tractament arxivistic, el fons ^[11] es el nivell mes alt d'agrupacio dels documents. Ocupa el nivell superior de la jerarquia.

• La serie : els documents d'un fons estan agrupats necessariament en series, que es defineix com un conjunt de documents homogenis perque responen a una mateixa funcio o activitat administrativa.

• La unitat documental que pot ser simple (peca documental) o composta (expedient reglat o no reglat) i que representa la unitat arxivistica mes petita. Sempre han de formar part d'una serie.

El " principi de provinenca " ^[12] com a sinonim de principi de respecte de la integritat de fons, imposa la necessitat de descriure des del nivell mes general (de fons) al mes especific (d'unitat documental simple), la qual cosa implica que sempre caldra comencar pel nivell del fons, que constituira la referencia per a tots els altres.

L'instrument de descripcio que informa de la documentacio de tot un fons es la guia.

Subfons [ modifica ]

• Subfons: part d'un fons, ^[13] que te una entitat diferenciada de la resta i es pot correspondre amb unitats administratives subordinades que tenen un cert grau d'autonomia o amb ens incorporats per relacions successories. El subfons te un productor propi i altres caracteristiques especifiques d'un fons i pot tenir una estructura organica similar a la del fons originari al qual pertany, inclosa la possibilitat de tenir subfons subordinats.

Fons obert/fons tancat [ modifica ]

D'acord amb l'activitat de l'organisme productor es distingeix entre:

• Un fons obert, es aquell que susceptible d'incrementar el seu volum sera el que continuara rebent documentacio procedent d'una institucio encara activa a causa d'un fons incomplet per la perdua feta o en fase de formacio.
• Un fons tancat, entes com aquell al qual ja no s'incorporaran mes documentacio a consequencia de la desaparicio del productor ates per una institucio inexistent o desapareguda.

Quadre de fons [ modifica ]

Els diferents fons ^[14] d'un centre d'arxiu es poden agrupar per tipus (de l'administracio autonomica, de l'administracio reial i senyorial, notarials, d'institucions, patrimonials, etc.) a partir de diversos criteris, que poden tenir un cert grau d'arbitrarietat. Aquesta classificacio, que respon al nom de quadre de fons, no te res a veure amb l'estructura interna de cada fons i no ha de respectar els principis basics de l'arxivistica, perque entre els fons d'un mateix grup no hi ha els vincles naturals que existeixen a l'interior de cada fons.

• Administracio autonomica: formats per les institucions, els departaments i les delegacions territorials de la Generalitat, tant de l'epoca de la segona Republica i de l'exili com la d'actual.
• Administracio local: els fons generats per les entitats publiques que integren l'Administracio local. Correspon els fons de la Mancomunitat i de la Comissio liquidadora de la Mancomunitat de Catalunya.
• Administracio periferica de l'Estat: formades per les delegacions provincials, delegacions territorials o prefectures dels ministeris i dels organismes que en depenen.
• Administracio reial i senyorial: aquelles que inclouen els fons generats per l'Administracio dels dominis reials i l'exercici de les seves funcions senyorials, com es el cas de la Reial Audiencia de Catalunya.
• Fons judicials: aquells que inclouen els fons de cadascun dels organs d'administracio de justicia: tribunals, jutjats, magistratures de treball i jutjats socials.
• Fons registrals: integrats pels fons de l'antiga Comptadoria d'Hipoteques, el Registre de la Propietat, el Registre Mercantil i altres institucions registrals que depenguin de les administracions publiques.
• Institucions: aquella que integra els fons generats per entitats amb la personalitat juridica propia, organisme autonoms, empreses publiques, consorcis, per juntes, per instituts i per altres organismes creats per a una funcio especifica i determinada, vinculats en major o menor grau a alguna o diferents administracions, pero amb una personalitat marcada a nivell historic com a nivell individual.
• Fons patrimonials: conjunt de documents en qualsevol mena de suports, generats o rebuts com a resultat de la formacio i administracio d'un patrimoni familiar que es va transmetent de generacio en generacio en el si del llinatge familiar.
• Fons eclesiastics: aquells que integra els fons generats per entitats i institucions eclesiastiques.
• Fons personals: aquells que integra un fons pertanyent a una persona i de caracter privat.

Vegeu tambe [ modifica ]

• Descripcio arxivistica

Referencies [ modifica ]

Bibliografia [ modifica ]

• Bernal, Angels; Duran, Anna. (2001). "La identificacio de fons de l'Administracio a l'Arxiu Nacional de Catalunya". A:Lligall(Barcelona), num. 18, pags. 165-216.
• Boades, Joan; Fernandez Jose; Masech Josep.M.; Planes Ramon; Rovira Manuel; ."Conjunt General i Tipologia de fons privat" ;. Lligall, 16, 2000.
• Cook, Terry. (1992). "The concept of the Archival Fonds: Theory, Description, andProvenance in de Post-Custorial Era"."A: Thearchivalfonds: fromTheory to Practice=Le fondsd'archives: de la theorie a la practique". Bureau of CanadianArchivists, pags. 31-85.
• Corominas, Mariona. Capell Emilia. (2009). "Manual d'Arxivistica i Gestio de Documents" . Associacio d'arxivers de Catalunya.
• Cruz Mundet, Jose Ramon. 2006. "La gestion de documentos en las organizaciones" . Ediciones Piramide (Grupo Anaya, S.A.)
• Duchein, Michel. (1977). "Le respect des fonds en archivistique: Principes theoriques et problemes pratiques". A: Gazette des archives (Paris), num. 97, pags. 71-96.
• Dupla Del Moral, Ana. (1992). "Metodologia para la identificacion y valoracion de fondos documentales de las administraciones publicas. Concepcion y experiencias del Centro Regional de Archivos de la Comunidad de Madrid" . "A: Primeras Jornadas sobre metodologia para la identificacion y valoracion de fondos documentales de las administraciones publicas". (Madrid), Direccion de los ArchivosEstatales, pags. 415-433.
• Heredia Herrera, Antonia. (1987). "Archivistica general: Teoria y practica" . Sevilla: Diputacion Provincial. " Norma de Descripcio Arxivistica de Catalunya " (NODAC) (Arxivistica i Gestio, 2007)
• Lodolini, Elio (1985). "Archivistica. Principi e problemi" . Mila: Franco Angeli.
• Lopez Gomez, Pedro. GALLEGO DOMINGUEZ, Olga. A Coruna 2007. "El documento de archivo. Un estudio" . Universidad de la Coruna.
• Matas, Josep. (1999) " La identificacio d'un fons. Tot escoltant Marco Polo i Khublai Khan darrere una cortina estant ". A: Lligall (Barcelona), num. 15, pags. 11-45.
• Walne, Peter (Ed.) (1988). "Dictionary of Archival Terminology" . Paris: K. G. Saur (ICA Handbooks Series, 7).

Enllacos externs [ modifica ]

• Cataleg de l'Arxiu Episcopal de Vic
• Consell Internacional d'Arxius (ICA)
• Fons documentals de l'Arxiu de la Corona d'Arago (ACA)